Хто складає податкову накладну та на яку дату

Хто має право складати ПН

Перевірено 16.10.2026. За п.201.8 ПКУ право нараховувати ПДВ і складати податкові накладні належить зареєстрованим платникам ПДВ. Саме прохання покупця, наявність КЕП або значна сума договору не створює цього статусу. Не плутайте ПН із рахунком, видатковою накладною чи актом: ті підтверджують свої обставини, але не замінюють електронну ПН у ЄРПН. Окремі спеціальні операції, зокрема послуги нерезидента, потребують перевірки власних правил, а не механічного застосування схеми звичайного продажу.

Перша подія за загальним правилом

Для стандартного оподатковуваного постачання порівняйте дату надходження оплати й дату відвантаження товару або оформлення документа про постачання послуги. Податкові зобов’язання виникають за подією, що відбулася раніше. Наступна подія в межах уже охопленої суми не створює другу таку саму ПН. Визначайте дату за документами й умовами операції, а не за днем, коли бухгалтер відкрив програму.

Коротка карта випадків

Приклад: аванс і наступне відвантаження

Платник ПДВ отримав аванс 12 000 грн із ПДВ 20% за звичайне постачання без спеціального методу. База 12 000 ÷ 1,2 = 10 000 грн, ПДВ 2 000 грн. ПН складають на дату авансу. Пізніше товар відвантажено на ті самі 12 000 грн: дублювати вже охоплену суму новою ПН не потрібно. Якщо виникли зміна ціни, повернення або інші коригування, окремо визначають підставу для РК і належний порядок його реєстрації.

ПДВ усередині ціни — не 20% від усієї суми

Інша умова: ціна 10 000 грн уже містить ПДВ 20%. Податок становить 10 000 × 20 ÷ 120 = 1 666,67 грн; база після округлення — 8 333,33 грн. Розрахунок 10 000 × 20% = 2 000 грн правильний лише для іншої умови — коли 10 000 грн задано як базу без ПДВ. У документі спершу з’ясуйте, яка сума погоджена сторонами, і перевірте арифметичний підсумок.

Дата складання не дорівнює строку реєстрації

ПН оформлюють на належну податкову дату в електронній формі з установленим законом підписом уповноваженої особи та реєструють у ЄРПН. Для звичайних ПН у період застосування п.89 підрозд.2 розд.XX ПКУ ДПС пояснює строки: складені з 1 по 15 число включно — до 5 числа наступного місяця включно, з 16 по останнє число — до 18 числа наступного місяця включно. Цей тимчасовий порядок прив’язаний до воєнного стану й передбаченого періоду після нього; не робіть із нього постійне правило для всіх спеціальних ПН і РК.

Практичний алгоритм

1. Перевірте ПДВ-статус продавця на дату операції та статус покупця для реквізитів.
2. Встановіть місце постачання, ставку, пільгу або відсутність об’єкта; сама благодійна мета не доводить звільнення.
3. Зафіксуйте податкову дату: звичайна перша подія чи застосовний спеціальний порядок.
4. Зіставте договір, оплату, первинку, номенклатуру та суму, уже охоплену попередніми ПН.
5. Обчисліть базу й ПДВ з урахуванням того, чи включено податок у ціну.
6. Перевірте актуальну форму, повноваження підписувача й належний строк реєстрації.
7. Збережіть кінцеву ПН та результат ЄРПН. Статус «надіслано» ще не доводить реєстрацію.

FAQ і типові помилки

1. Чи потрібна ПН, якщо покупець її не просить? Обов’язок визначає закон і операція, а не прохання.
2. Чи може звичайний неплатник ПДВ виписати ПН на вимогу контрагента? Ні, це не створює права за п.201.8.
3. Чи всі продажі без суми податку однакові? Ні. Докладніше — у матеріалі «Податкова накладна без ПДВ»: нульова ставка, звільнення й необ’єктна операція різняться.
4. Чи можна поставити сьогоднішню дату замість пропущеної першої події? Не виправляйте пропуск довільним датуванням; установіть належні документи й порядок виправлення.