Накладна в електронному форматі
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Що таке електронна накладна і чим вона відрізняється від паперової
Електронна накладна — це документ, що підтверджує факт передачі товарів або послуг між сторонами, який створюється, підписується та обробляється в електронному вигляді. Вона є частиною електронного документообігу і може бути використана в комерційних операціях, звітності та інших бізнес-процесах. Електронні накладні створюються за допомогою спеціального програмного забезпечення і можуть бути підписані електронним підписом, що надає їм юридичної сили.
Основні відмінності між електронною та паперовою накладною:
1. Формат: Електронна накладна існує лише в цифровому форматі, тоді як паперова накладна — це фізичний документ. Це означає, що електронні накладні можуть зберігатися на серверах, комп'ютерах або в хмарних сервісах, що полегшує доступ до них.
2. Обробка та зберігання: Електронні накладні забезпечують швидший процес обробки, оскільки їх можна автоматично імплементувати в системи обліку, тоді як паперові документи потребують ручного введення даних. Зберігання електронних документів займає менше фізичного простору і дозволяє здійснювати пошук за ключовими словами.
3. Скорочення витрат: Використання електронних накладних знижує витрати на папір, друк, доставку та зберігання документів. Це також сприяє зменшенню екологічного впливу, пов'язаного з використанням паперу.
4. Швидкість обігу: Електронні накладні можуть бути надіслані і отримані в той же момент, що значно прискорює процеси у бізнесі. Паперові накладні можуть затримуватися через пошту або інші фактори, пов'язані з фізичною доставкою.
5. Безпека: Електронні накладні можуть бути захищені різними технологіями шифрування та електронного підпису, що знижує ризик підробки та несанкціонованого доступу. Паперові накладні є більш вразливими до втрати або пошкодження.
6. Юридична сила: В багатьох країнах електронні накладні мають таку ж юридичну силу, як і паперові, якщо вони підписані електронним підписом, що відповідає вимогам законодавства.
7. Зручність використання: Користувачі можуть легко редагувати, копіювати або пересилати електронні накладні за допомогою електронної пошти або систем обліку, в той час як паперові накладні потребують фізичного перенесення та можуть бути важчими в маніпуляціях.
Отже, електронна накладна є сучасним і ефективним способом ведення бізнесу, що пропонує численні переваги в порівнянні з традиційними паперовими документами.
Які типи накладних можуть бути в електронному форматі (товарна, податкова, ТТН)
В електронному форматі можуть існувати кілька типів накладних, які використовуються в бізнесі для оформлення товарних операцій. Основними з них є товарні накладні, податкові накладні та товарно-транспортні накладні (ТТН).
Товарна накладна в електронному форматі є документом, що підтверджує факт передачі товарів від одного суб'єкта господарювання до іншого. Вона містить інформацію про найменування товарів, їх кількість, одиниці виміру, ціну, а також дані про продавця та покупця. Електронна товарна накладна забезпечує швидкість обробки інформації та зменшує ризик помилок, пов'язаних з ручним введенням даних.
Податкова накладна, яка також може бути оформлена в електронному вигляді, є документом, що підтверджує факт постачання товарів або надання послуг та використовується для обліку податку на додану вартість (ПДВ). Вона містить дані про постачальника, покупця, опис товарів або послуг, суму ПДВ, а також унікальний номер накладної. Електронний формат податкових накладних дозволяє автоматизувати процеси звітності, що підвищує ефективність управління податковими зобов'язаннями.
Товарно-транспортна накладна (ТТН) в електронному форматі є документом, що супроводжує вантаж під час транспортування. Вона містить інформацію про відправника, одержувача, найменування та кількість вантажу, а також умови перевезення. Електронна ТТН спрощує логістичні процеси, оскільки дозволяє митним органам та іншим контролюючим установам швидше перевіряти документи, що супроводжують вантажі, зменшуючи час на оформлення.
Всі ці типи накладних в електронному форматі забезпечують зручність, оперативність і точність в обліку товарних операцій, а також відповідають вимогам сучасного бізнесу, де швидкість обробки інформації грає ключову роль.
Реквізити, які обов’язково мають бути в електронній накладній
Електронна накладна є важливим документом в електронному обліку товарів і послуг, і вона повинна містити певні реквізити, щоб відповідати вимогам законодавства та забезпечити коректність обліку. Основні реквізити, які обов’язково мають бути в електронній накладній, включають:
1. Назва документа: В електронній накладній обов’язково має бути зазначено, що це саме накладна, з чітким вказанням її типу (наприклад, товарна накладна, розрахункова накладна тощо).
2. Номер накладної: Кожна накладна повинна мати унікальний номер, що дозволяє ідентифікувати її серед інших документів. Номер накладної може формуватися автоматично або вручну, але він має бути унікальним у межах звітного періоду.
3. Дата складання: Необхідно вказати дату, коли була складена накладна. Це важливо для визначення термінів виконання зобов’язань та для обліку в бухгалтерії.
4. Дані продавця: У накладній повинні бути вказані реквізити продавця, включаючи назву юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, ідентифікаційний код (ЄДРПОУ для юридичних осіб або ІПН для фізичних осіб) та адресу.
5. Дані покупця: Також необхідно вказати реквізити покупця, аналогічні до реквізитів продавця, що включає назву, код і адресу.
6. Опис товарів або послуг: Електронна накладна повинна містити детальний опис товарів або послуг, що постачаються. Це включає найменування товару, його кількість, одиницю виміру, а також інші характеристики, якщо це необхідно.
7. Ціна товарів або послуг: Обов’язково вказується вартість одиниці товару або послуги, а також загальна сума за всі позиції накладної.
8. Суму ПДВ: Якщо накладна підлягає оподаткуванню, необхідно вказати суму податку на додану вартість (ПДВ) окремо.
9. Загальна сума до сплати: Це сума, яку покупець має сплатити продавцеві, включаючи вартість товарів/послуг та ПДВ.
10. Умови постачання: В електронній накладній можуть бути зазначені умови постачання, такі як терміни доставки, умови оплати та інші важливі аспекти угоди.
11. Підписи та печатки: Хоча в електронному форматі підписи і печатки можуть бути представлені в електронному вигляді, важливо, щоб накладна мала відповідні електронні підписи уповноважених осіб.
12. Інші реквізити: Залежно від специфіки угоди, можуть бути додані інші реквізити, такі як номер замовлення, посилання на договір тощо.
Всі ці реквізити є необхідними для забезпечення юридичної сили електронної накладної та її коректного відображення в бухгалтерському обліку.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Сервіси та програми для створення і зберігання електронних накладних
Сервіси та програми для створення і зберігання електронних накладних стали невід'ємною частиною бізнес-процесів у сучасному світі. Вони допомагають знизити паперову тяганину, підвищити ефективність обліку та спростити процеси документообігу. Вибір правильного програмного забезпечення залежить від потреб підприємства, обсягу роботи, а також специфіки галузі.
Багато сервісів пропонують інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що дозволяє користувачам легко створювати накладні, редагувати їх та зберігати в електронному вигляді. Основні функції, які мають такі програми, включають:
1. Створення накладних: Більшість сервісів дозволяє генерувати електронні накладні за кілька кліків. Користувач може заповнити необхідні поля, такі як дані про постачальника, покупця, товари або послуги, кількість, ціну, знижки та іншу інформацію.
2. Інтеграція з бухгалтерськими системами: Чимало програм мають можливість інтеграції з популярними бухгалтерськими системами, що дозволяє автоматизувати передачу даних і зменшити ризик помилок.
3. Зберігання та архівування: Електронні накладні зберігаються у хмарі або на локальних серверах, що забезпечує їх доступність і легкість у пошуку. Багато сервісів пропонують функції архівування, що дозволяє зберігати документи на тривалий термін.
4. Безпека даних: Сучасні сервіси забезпечують високий рівень безпеки, включаючи шифрування даних, контроль доступу та резервне копіювання. Це важливо для захисту конфіденційної інформації.
5. Автоматизація та шаблони: Деякі програми дозволяють створювати шаблони для частих накладних, що спрощує процес їх заповнення. Автоматизація також може включати автоматичне заповнення полів на основі попередніх даних.
6. Отримання електронних підписів: Багато сервісів підтримують можливість використання електронних підписів, що робить накладні юридично значущими та прийнятними для державних органів.
7. Звіти та аналітика: Деякі програми надають можливість генерувати звіти про виконання накладних, що допомагає в аналізі бізнес-процесів та управлінні запасами.
Серед популярних сервісів для створення та зберігання електронних накладних можна виділити такі, як "1С:Підприємство", "М.E.Doc", "Облік.укр" та багато інших. Вибір конкретного рішення залежить від розміру бізнесу, специфіки галузі, а також фінансових можливостей.
Інтеграція таких сервісів у повсякденну практику підприємства не тільки спрощує документообіг, але й сприяє запровадженню сучасних технологій, що в свою чергу підвищує конкурентоспроможність компанії на ринку.
Підписання електронної накладної: хто має ставити КЕП і як
Підписання електронної накладної є важливим етапом в електронному документообігу, що забезпечує юридичну силу та достовірність документів. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) є необхідним елементом для підписання таких накладних, оскільки він підтверджує особу підписувача та забезпечує цілісність і незмінність інформації.
КЕП можуть ставити фізичні особи, які є підприємцями або представниками юридичних осіб, що займаються комерційною діяльністю. Це означає, що підписувати електронні накладні можуть:
1. Фізичні особи-підприємці (ФОП) – такі особи мають право на отримання КЕП, що дозволяє їм підписувати електронні накладні від свого імені.
2. Представники юридичних осіб – для підписання накладних від імені компанії, представники мають мати відповідні повноваження, що підтверджуються документами (наприклад, довіреністю). КЕП для таких осіб видається на основі їхніх особистих даних.
Щоб отримати КЕП, потрібно звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів. Процес отримання включає подачу заяви, надання документів, що підтверджують особу, та, в деяких випадках, особисту ідентифікацію.
Після отримання КЕП, підписувач може використовувати його для підписання електронних накладних через спеціалізовані програми або веб-сервіси, які підтримують функцію електронного підпису. При підписанні накладної, КЕП накладається на документ, що забезпечує його захист від змін і підтверджує, що документ підписано саме тією особою, яка має КЕП.
Таким чином, КЕП є обов'язковим для підписання електронних накладних, і його мають ставити як фізичні особи-підприємці, так і уповноважені представники юридичних осіб, які мають відповідні повноваження.
Зберігання та перевірка дійсності електронних накладних
Зберігання та перевірка дійсності електронних накладних є важливими аспектами ведення бізнесу, які забезпечують законність та прозорість фінансових операцій. Електронні накладні, як цифрові документи, створюють зручність для підприємств, але вимагають належного управління та контролю.
Щодо зберігання електронних накладних, підприємствам слід дотримуватись вимог законодавства, яке регулює терміни і стандарти зберігання документів. Зазвичай, електронні накладні зберігаються в системах електронного документообігу або спеціалізованих базах даних, що гарантують їх цілісність та доступність. Важливо забезпечити резервне копіювання даних, а також застосовувати заходи безпеки для захисту від несанкціонованого доступу.
Перевірка дійсності електронних накладних включає кілька етапів. Перш за все, необхідно підтвердити, що накладна була створена уповноваженою особою та містить усі обов'язкові реквізити (номер, дату, інформацію про продавця і покупця, а також про товари або послуги). Далі, важливо перевірити, чи накладна зареєстрована в електронній системі, що використовується для обліку податків, наприклад, в системі електронного адміністрування ПДВ.
Для підвищення рівня перевірки дійсності, підприємства можуть використовувати електронні цифрові підписи, які підтверджують автентичність документа. Також існують спеціалізовані програми та сервіси, які дозволяють автоматизувати процес перевірки, спрощуючи роботу бухгалтерії.
Необхідно пам'ятати, що дотримання вимог зберігання та перевірки електронних накладних є не лише юридично необхідним, але й сприяє підвищенню довіри з боку партнерів і контрагентів, а також забезпечує захист від можливих правових ризиків.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!