Збереження документів: локально чи в хмарі?
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Переваги і недоліки локального зберігання документів
Локальне зберігання документів має свої переваги та недоліки, які варто розглянути для того, щоб зрозуміти, чи підходить цей підхід для вашої організації чи особистих потреб.
Переваги локального зберігання документів:
1. Контроль над даними: Зберігаючи документи на власних пристроях, ви маєте повний контроль над своїми даними. Це означає, що ви можете визначати, хто має доступ до документів, і як вони використовуються.
2. Безпека: Локальне зберігання може бути більш безпечним в деяких випадках, оскільки ви уникнете ризиків, пов'язаних з інтернет-злочинами та атаками на хмарні сервіси. Ви можете реалізувати власні заходи безпеки, такі як шифрування даних.
3. Швидкість доступу: Доступ до документів, збережених локально, зазвичай швидший, оскільки не потрібно чекати на завантаження з Інтернету. Це може бути важливо, якщо ви працюєте з великими файлами або в умовах обмеженого Інтернет-з'єднання.
4. Незалежність від Інтернету: Локальне зберігання дозволяє вам працювати без доступу до Інтернету. Це особливо корисно в умовах, де Інтернет може бути нестабільним або відсутнім.
5. Довгострокова доступність: Ви не залежите від політики сторонніх хмарних сервісів. Документи, збережені локально, залишаються доступними, навіть якщо служба зберігання закривається або змінює умови використання.
Недоліки локального зберігання документів:
1. Ризик втрати даних: Локальне зберігання піддає дані ризику втрати через поломки обладнання, крадіжки або природні катастрофи. Без регулярного резервного копіювання ви можете втратити важливу інформацію.
2. Обмежена доступність: Якщо ви зберігаєте документи тільки на одному пристрої, доступ до них буде обмеженим. Для доступу з інших пристроїв потрібно буде використовувати переносні носії або підключати пристрій до Інтернету.
3. Витрати на обладнання: Вам може знадобитися придбати дороге обладнання для зберігання та резервного копіювання даних, що може збільшити витрати порівняно з використанням хмарних сервісів.
4. Складність управління: Якщо у вас багато документів, їх організація та управління можуть стати складними, особливо без належних систем для організації та пошуку.
5. Відсутність автоматичних оновлень: У локальному зберіганні зазвичай немає автоматичного оновлення програмного забезпечення чи системи безпеки, що може призвести до уразливостей у системі.
Таким чином, вибір між локальним зберіганням документів і хмарними сервісами залежить від вашого конкретного випадку використання, потреб безпеки та доступності даних. Важливо зважити всі переваги та недоліки, щоб прийняти обґрунтоване рішення.
Перев аги і недоліки хмарного зберігання документів
Хмарне зберігання документів має безліч переваг, серед яких основними є зручність доступу, економія витрат, безпека даних та можливість спільної роботи.
Першою перевагою є зручність доступу. Користувачі можуть отримувати доступ до своїх документів з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету, що робить можливим працювати з файлами в будь-який час та з будь-якого місця. Це особливо корисно для людей, які часто подорожують або працюють віддалено.
Економія витрат також є значущою перевагою. Хмарні сервіси зазвичай пропонують гнучкі плани підписки, що дозволяє користувачам сплачувати лише за те місце, яке їм потрібно. Це може зменшити витрати на обладнання, програмне забезпечення та підтримку IT-інфраструктури.
Безпека даних є ще одним важливим аспектом. Багато хмарних провайдерів пропонують високий рівень захисту, включаючи шифрування даних, багатофакторну автентифікацію та резервне копіювання. Це дозволяє знизити ризик втрати даних через апаратні збої або випадкове видалення.
Спільна робота — це ще одна значна перевага хмарного зберігання. Користувачі можуть легко ділитися документами з колегами, редагувати їх в режимі реального часу і залишати коментарі, що покращує командну роботу та підвищує продуктивність.
Проте, хмарне зберігання має і свої недоліки. Одним із них є залежність від Інтернет-з'єднання. Якщо з’єднання повільне або відсутнє, доступ до документів стає ускладненим. Це може стати проблемою в умовах обмеженої доступності мережі.
Ще одним недоліком є можливість витоку даних. Хоча хмарні провайдери зазвичай займаються безпекою, існує ризик, що дані можуть бути скомпрометовані внаслідок кібератак або невдалих налаштувань безпеки. Користувачам важливо ретельно вибирати постачальника послуг і перевіряти їхні політики безпеки.
Також варто згадати про питання конфіденційності. Користувачі можуть бути стурбовані тим, що їхні дані зберігаються на серверах третьої сторони, що може призвести до порушення конфіденційності, особливо у випадках, коли йдеться про чутливу інформацію.
На завершення, хоча хмарне зберігання документів має чимало переваг, важливо зважати на потенційні ризики та недоліки, щоб вибрати оптимальний варіант для своїх потреб.
Вимоги законодавства щодо зберігання бухгалтерських документів
Вимоги законодавства щодо зберігання бухгалтерських документів регулюються різними нормами та стандартами, які встановлюють строки, умови та порядок їх зберігання. Основними документами, що визначають ці вимоги, є Податковий кодекс України, Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", а також нормативні акти, які видаються Міністерством фінансів та іншими державними органами.
Згідно з чинним законодавством, бухгалтерські документи, які підтверджують господарські операції, повинні зберігатися протягом не менше 3 років. Це стосується, зокрема, первинних документів, бухгалтерських регістрів, фінансової звітності, а також документів, що підтверджують сплату податків і зборів. Цей строк може бути продовжений у разі проведення перевірок, оскільки документи можуть бути запитані податковими органами або іншими контролюючими інстанціями.
Особливу увагу слід звернути на зберігання документів, що стосуються обліку основних засобів, оскільки вони можуть мати триваліший термін корисного використання. У таких випадках документи слід зберігати до завершення амортизації або ліквідації активу.
Зберігання бухгалтерських документів має здійснюватися у відповідності до вимог щодо їх збереження та доступності. Документи повинні бути систематизовані, щоб у разі потреби їх легко можна було знайти. Це може бути реалізовано через ведення архіву, де документи розташовуються за певною схемою, або шляхом використання електронних систем обліку, які забезпечують збереження та доступ до документів у цифровому форматі.
Крім того, законодавство вимагає, щоб підприємства забезпечували конфіденційність даних, що містяться в бухгалтерських документах. Це особливо важливо для інформації, що містить персональні дані фізичних осіб або комерційні таємниці підприємств.
У разі недотримання вимог щодо зберігання бухгалтерських документів підприємства можуть стикнутися з адміністративними штрафами, а також ризиками під час перевірок, що можуть призвести до фінансових втрат. Тому важливо дотримуватись усіх вимог законодавства, щоб забезпечити належний рівень обліку та захисту інформації.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Безпека даних: як захистити документи у хмарі та на локальних носіях
Забезпечення безпеки даних є критично важливим аспектом управління інформацією як у хмарному середовищі, так і на локальних носіях. Для захисту документів у цих середовищах можна скористатися кількома ефективними стратегіями.
По-перше, важливо використовувати шифрування даних. Шифрування допомагає захистити інформацію від несанкціонованого доступу, перетворюючи її на недоступну для читання форму. У хмарних сервісах, таких як Google Drive або Dropbox, дані зазвичай шифруються як під час передачі, так і в стані спокою. Для локальних носіїв, таких як жорсткі диски або USB-накопичувачі, можна використовувати програми для шифрування, наприклад, VeraCrypt або BitLocker.
По-друге, регулярне оновлення програмного забезпечення є важливим елементом безпеки. Системи, програми та антивірусні рішення повинні бути оновлені до останніх версій, щоб захистити дані від нових загроз і вразливостей. Це особливо актуально для хмарних сервісів, які постійно вдосконалюють свої алгоритми безпеки.
Третій важливий аспект — це контроль доступу. У хмарних сервісах варто налаштувати права доступу до документів, дозволяючи переглядати або редагувати їх тільки авторизованим користувачам. Також важливо використовувати багатофакторну аутентифікацію (MFA), яка додає додатковий рівень захисту, вимагаючи більше ніж один метод підтвердження особи.
Четвертий момент — це резервне копіювання даних. Регулярне створення резервних копій документів як у хмарі, так і на локальних носіях дозволяє відновити інформацію у випадку втрати через технічні збої, випадкове видалення або атаки зловмисників. Важливо зберігати резервні копії в різних місцях, щоб уникнути одночасної втрати основних даних і резервів.
Окрім цього, важливо дотримуватися політики безпеки даних і навчати співробітників основам кібербезпеки. Знання про фішинг, шкідливе програмне забезпечення та інші загрози допомагає користувачам бути обережнішими при обробці інформації.
Нарешті, слід регулярно перевіряти і оцінювати безпеку даних, проводячи аудит безпеки та тестування на вразливість. Це дозволяє виявити потенційні ризики і вжити заходів для їх усунення.
Використовуючи ці методи, можна значно підвищити рівень захисту документів у хмарі та на локальних носіях, забезпечуючи безпеку важливої інформації від різноманітних загроз.
Витрати на утримання локальних серверів vs. підписка на хмарні сервіси
Витрати на утримання локальних серверів та підписка на хмарні сервіси є важливими аспектами, які компанії повинні враховувати при виборі між цими двома варіантами.
По-перше, витрати на утримання локальних серверів включають в себе ряд статей. Це є початкові інвестиції в апаратуру, яка може бути досить дорогою. Компанії потрібно не лише купити сервери, але й забезпечити належні умови для їх експлуатації: охолодження, безперебійне електропостачання, фізична безпека приміщення. Додатково, слід врахувати витрати на програмне забезпечення, яке також може бути досить дорогим, особливо якщо мова йде про ліцензійні рішення.
Також важливими є витрати на обслуговування та оновлення обладнання. Сервери потребують регулярного моніторингу, обслуговування та, зрештою, заміни, що може стати суттєвим фінансовим навантаженням. Плюс, компанії потрібно наймати або навчати IT-персонал для управління цими системами, що також є додатковими витратами.
На противагу, підписка на хмарні сервіси зазвичай передбачає плату за використання послуг, яка може бути щомісячною або щорічною. Це означає, що компанії не потрібно робити значних початкових інвестицій, а витрати можна планувати більше гнучко. Хмарні провайдери зазвичай забезпечують масштабованість, що дозволяє компаніям платити тільки за ті ресурси, які вони фактично використовують.
Однак, витрати на хмарні сервіси можуть зрости з часом, особливо якщо компанія розширюється або починає використовувати більше ресурсів. Тому важливо ретельно проаналізувати потреби бізнесу і вибрати оптимальний тарифний план.
Ще одним важливим аспектом є надійність та безпека. Хмарні провайдери зазвичай забезпечують високий рівень безпеки та резервного копіювання, що може зменшити витрати на ці послуги для локальних серверів. Проте, компанії повинні враховувати ризики, пов'язані з зберіганням даних за межами власного контролю.
В підсумку, вибір між утриманням локальних серверів і підпискою на хмарні сервіси залежить від специфіки бізнесу, його потреб та можливостей. Обидва варіанти мають свої плюси та мінуси, і кожен з них може бути більш вигідним у залежності від конкретних умов.
Організація доступу та резервне копіювання документів
Організація доступу та резервне копіювання документів є критично важливими аспектами управління інформацією в будь-якій організації. Для забезпечення ефективного та безпечного доступу до документів слід дотримуватись кількох ключових принципів.
По-перше, необхідно визначити, які документи потребують захисту та обмеженого доступу. Це можуть бути конфіденційні дані клієнтів, фінансова інформація або інтелектуальна власність. Для цього варто створити категорії документів та визначити, хто з працівників має доступ до кожної з цих категорій.
По-друге, важливо встановити систему управління доступом. Це може бути реалізовано через використання ролей та прав доступу в програмному забезпеченні для роботи з документами. Наприклад, адміністратори можуть мати повний доступ до всіх документів, тоді як менеджери – лише до тих, що стосуються їхньої діяльності. Також слід врахувати використання двофакторної аутентифікації для підвищення рівня безпеки.
По-третє, регулярне навчання співробітників з питань безпеки даних є невід'ємною частиною організації доступу. Працівники повинні знати, як правильно обробляти конфіденційну інформацію, а також розуміти наслідки її витоку.
Резервне копіювання документів - це ще один важливий елемент управління інформацією. Резервні копії повинні створюватись регулярно, щоб у разі втрати даних чи їх пошкодження мати змогу швидко відновити інформацію. Рекомендується використовувати кілька методів резервного копіювання, таких як локальні копії на зовнішніх носіях та хмарні рішення. Комбінування цих підходів забезпечить додатковий рівень захисту.
Також важливо розробити план відновлення даних. У цьому плані слід описати процедури, які потрібно виконати в разі втрати інформації, а також визначити відповідальних осіб за цю діяльність. Регулярне тестування плану відновлення допоможе переконатись у його ефективності та готовності до реалізації в надзвичайних ситуаціях.
Нарешті, варто звернути увагу на документообіг у компанії. Впровадження електронного документообігу дозволяє зменшити ризики втрати інформації, полегшує доступ до документів та забезпечує їх збереження. Це допоможе оптимізувати процеси, зменшити витрати на зберігання фізичних копій і поліпшити загальну ефективність управління документами в організації.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!