Як правильно зберігати електронні документи
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Законодавчі вимоги щодо термінів зберігання бухгалтерських та податкових документів.
Законодавчі вимоги щодо термінів зберігання бухгалтерських та податкових документів в Україні регулюються кількома нормативно-правовими актами, зокрема Податковим кодексом України, Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", а також іншими законодавчими актами.
Згідно з Податковим кодексом, підприємства зобов'язані зберігати документи, що підтверджують облікові дані, податкові декларації та інші документи, пов'язані з обчисленням та сплатою податків, протягом 3 років. Цей термін починає відлік з 1 січня року, що настає за роком, в якому були складені відповідні документи.
Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" передбачено, що первинні бухгалтерські документи, фінансова звітність та інша документація, що стосується бухгалтерського обліку, повинні зберігатися не менше 5 років після завершення фінансового року, в якому були складені ці документи. Однак, якщо підприємство ліквідується, термін зберігання документів може бути продовжений до 10 років.
Крім того, є специфічні вимоги для окремих видів документів. Наприклад, документи, пов’язані з трудовими відносинами (трудові книжки, контракти та інші), повинні зберігатися протягом 75 років після звільнення працівника.
Важливо також зазначити, що за неналежне зберігання документів або їх відсутність можуть передбачатися штрафи та інші санкції з боку контролюючих органів. Тому підприємствам рекомендується дотримуватись зазначених термінів зберігання, а також забезпечувати належні умови для зберігання документів (фізичні або електронні архіви), що дозволяють їх вчасно знайти та надати у разі потреби.
Вибір формату зберігання: PDF, XML, інтеграція з ERP.
Вибір формату зберігання даних є критично важливим етапом у процесі управління інформацією, і він залежить від багатьох факторів, включаючи призначення даних, вимоги до доступності, безпеки, а також інтеграції з іншими системами, такими як ERP (Enterprise Resource Planning).
PDF (Portable Document Format) є популярним форматом, який забезпечує збереження візуальної цілісності документа. Він часто використовується для зберігання звітів, контрактів та інших документів, де важливо зберегти форматування та дизайн. Основними перевагами PDF є його універсальність та можливість відкриття на різних пристроях без зміни вигляду. Однак, PDF не є найкращим вибором для структурованих даних, оскільки його важко використовувати для автоматизованої обробки або інтеграції з іншими системами.
XML (eXtensible Markup Language) є більш гнучким форматом, який дозволяє зберігати дані у структурованому вигляді. Це робить XML ідеальним для інтеграції з ERP-системами та іншими програмними рішеннями, оскільки дані можуть бути легко експортовані та імпортовані з різних платформ. XML дозволяє зберігати дані в ієрархічній структурі, що полегшує їх обробку та аналіз. Проте, більша складність XML може вимагати більше ресурсів на обробку, а також знань для його коректного використання.
Інтеграція з ERP-системами є важливим аспектом вибору формату зберігання. ERP-системи часто працюють з великими обсягами даних, і формат, який обирається для зберігання, має бути сумісним з вимогами цієї системи. Наприклад, багато ERP-систем підтримують XML для імпорту та експорту даних, що робить його кращим вибором для компаній, які хочуть автоматизувати обробку інформації та зменшити людський фактор. Важливо також враховувати, чи потрібно забезпечити доступ до даних для різних користувачів або систем, оскільки це може вплинути на вибір формату.
При виборі формату зберігання слід також врахувати майбутні потреби. Наприклад, якщо планується перехід на нову ERP-систему або зміна бізнес-процесів, важливо вибрати формат, який буде легко адаптувати до нових умов. Кожен формат має свої переваги та недоліки, тому важливо провести детальний аналіз потреб компанії, щоб обрати найбільш підходящий варіант.
Методи захисту цілісності та автентичності електронних документів.
Захист цілісності та автентичності електронних документів є важливим аспектом інформаційної безпеки. Існує кілька методів, які дозволяють забезпечити ці характеристики документів.
По-перше, використання цифрових підписів є одним із найпоширеніших способів підтвердження автентичності електронних документів. Цифровий підпис створюється за допомогою приватного ключа власника, а його цілісність перевіряється за допомогою відповідного відкритого ключа. Це дозволяє отримувачу документу впевнитися, що він був підписаний дійсним підписувачем і не зазнав змін.
По-друге, хешування документів також є важливим методом. Хеш-функції перетворюють документ у фіксовану довжину рядка, який називається хешем. Будь-яка зміна в документі призведе до зміни хешу, що дозволяє легко перевірити цілісність документа. Зазвичай, хеші зберігаються разом з документом або в окремій базі даних, що забезпечує можливість їхньої перевірки.
Третім методом є використання систем управління електронними документами (СУЕД), які забезпечують контроль версій та доступу до документів. Ці системи можуть автоматично зберігати історію змін, що дозволяє відстежувати, хто і коли вносив зміни, а також повертатися до попередніх версій документа.
Четвертим методом є застосування технологій блокчейн. Блокчейн забезпечує дистрибуцію даних і їх незмінність, що робить його потужним інструментом для захисту електронних документів. Запис документів у блокчейні гарантує, що інформація не може бути змінена без консенсусу учасників мережі.
Нарешті, важливими аспектами залишаються фізична безпека та управління доступом. Використання засобів аутентифікації, таких як біометричні дані або двофакторна аутентифікація, допомагає забезпечити, щоб лише уповноважені особи мали доступ до документів, тим самим підвищуючи їхню цілісність та автентичність.
Загалом, комбінація цих методів дозволяє створити багаторівневу систему захисту електронних документів, що забезпечує їхню цілісність і автентичність у сучасному цифровому середовищі.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Організація архіву: локально, у хмарі або через сервіс ЕДО.
Організація архіву є важливим етапом у забезпеченні ефективного управління документами та інформацією. Існує кілька підходів до організації архіву, кожен з яких має свої переваги та недоліки, і вибір залежить від конкретних потреб організації.
Локальна організація архіву передбачає зберігання документів на фізичних носіях, таких як комп'ютери, сервери або зовнішні жорсткі диски, на території підприємства. Цей підхід забезпечує повний контроль над інформацією, що може бути критично важливим для компаній, які працюють з чутливими даними. Локальний архів дозволяє швидкий доступ до документів, а також не залежить від зовнішніх факторів, таких як доступ до інтернету. Однак використання локального архіву вимагає додаткових витрат на обладнання та програмне забезпечення, а також на забезпечення безпеки даних, що може бути складним завданням.
Хмарна організація архіву передбачає зберігання документів на віддалених серверах, до яких користувачі отримують доступ через інтернет. Цей підхід має ряд переваг: зручність доступу з будь-якої точки світу, можливість масштабування в залежності від потреб бізнесу, а також зменшення витрат на обслуговування власного обладнання. Хмарні сервіси часто пропонують автоматичне резервне копіювання та захист даних, що підвищує рівень безпеки. Проте, варто враховувати ризики, пов'язані з безпекою даних, оскільки інформація зберігається на сторонніх серверах, що може викликати занепокоєння у випадку витоку даних або збоїв у роботі провайдера.
Сервіси електронного документообігу (ЕДО) є ще одним варіантом для організації архіву. Вони забезпечують не лише зберігання документів, але й їх обробку, обмін між користувачами, а також автоматизацію бізнес-процесів. Використання ЕДО дозволяє значно зменшити час на обробку документів, знизити ризики помилок, пов'язаних з ручним введенням даних, і забезпечити високий рівень контролю за документами. Такі сервіси часто інтегруються з іншими бізнес-застосунками, що підвищує ефективність роботи. Однак впровадження ЕДО може вимагати значних початкових інвестицій та часу на навчання персоналу.
Вибір між локальною організацією архіву, хмарними рішеннями та сервісами ЕДО залежить від специфіки бізнесу, потреб у безпеці, бюджету та інших факторів. Важливо провести детальний аналіз і врахувати всі аспекти, щоб забезпечити оптимальну організацію архіву, яка відповідатиме вимогам компанії.
Контроль доступу: хто може редагувати, підписувати та переглядати документи.
Контроль доступу є ключовим аспектом управління документами, який визначає, хто має право редагувати, підписувати та переглядати документи в організації. Встановлення чітких правил доступу не лише забезпечує безпеку інформації, але й підвищує ефективність роботи колективу.
По-перше, редагування документів зазвичай дозволяється лише обмеженому колу осіб, які мають відповідні повноваження. Це можуть бути менеджери, відповідальні за проект, або особи, які займаються конкретними аспектами роботи. Важливо, щоб редагування документів було контрольованим, адже необережні зміни можуть призвести до втрати важливої інформації або спотворення даних. Для цього використовуються системи версійності, які дозволяють відстежувати всі внесені зміни та, при необхідності, повертатися до попередніх версій.
Підписування документів є ще одним важливим етапом, який також потребує чітко визначених прав доступу. Зазвичай, право на електронний чи фізичний підпис мають лише особи на вищих посадах або ті, хто відповідає за відповідні процеси. Використання електронного підпису забезпечує додатковий рівень безпеки та підтверджує автентичність документа.
Що стосується перегляду документів, то це право може бути більш широким. Однак, навіть у цьому випадку, важливо розмежувати доступ до чутливої інформації. Наприклад, співробітники можуть мати можливість переглядати загальні звіти або інші матеріали, але не мати доступу до фінансових або конфіденційних даних, якщо це не стосується їхньої роботи.
Для реалізації контролю доступу використовуються різноманітні технології, такі як системи управління доступом (IAM), що дозволяють автоматизувати процес надання та відкликання прав доступу. Такі системи також можуть включати функції моніторингу, які фіксують, хто і коли отримував доступ до документів, що дозволяє виявляти несанкціоновані дії та реагувати на них.
Загалом, ефективний контроль доступу до документів є необхідною умовою для підтримки безпеки даних, підвищення продуктивності та зниження ризиків, пов'язаних із неправомірним використанням інформації.
Порядок видалення або архівування документів після закінчення терміну зберігання.
Порядок видалення або архівування документів після закінчення терміну зберігання є важливим етапом в управлінні документами, який забезпечує дотримання правових вимог та збереження інформації, що має історичну чи практичну цінність.
По-перше, перед початком процесу видалення або архівування необхідно провести інвентаризацію документів. Це дозволяє визначити, які з них досягли кінцевого терміну зберігання, встановленого внутрішніми нормами або законодавством. Інвентаризація також допомагає виявити документи, які можуть бути важливими для подальшого використання.
По-друге, документи, які підлягають видаленню, повинні бути оцінені на предмет конфіденційності та чутливості інформації. Це включає перевірку наявності персональних даних, комерційної таємниці чи іншої інформації, що підлягає захисту. Для таких документів рекомендується використовувати методи безпечного знищення, такі як знищення в спеціалізованих компаніях, які займаються утилізацією паперових документів, або застосування шредерів.
По-третє, документи, які можуть бути архівовані, повинні бути упорядковані та систематизовані. Це передбачає створення опису архіву, що містить інформацію про типи документів, дати створення, терміни зберігання та місце зберігання. Архівування документів може здійснюватися як у фізичному, так і в електронному форматі. У випадку з фізичними документами важливо забезпечити належні умови для зберігання, щоб запобігти їх пошкодженню.
По-четверте, необхідно вести облік видалених або архівованих документів. Це дозволяє створити прозору систему управління документами, яка буде корисною для майбутніх перевірок або аудиту. Документи про видалення або архівування слід зберігати протягом визначеного терміну, щоб за потреби можна було підтвердити, що процес виконувався відповідно до встановлених норм.
На завершення, важливо періодично переглядати процедури видалення та архівування документів, щоб забезпечити їх відповідність чинному законодавству та змінам у організаційних процесах. Це дозволяє оптимізувати управління документами і знизити ризики, пов’язані з порушенням конфіденційності чи втрати важливої інформації.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!