Електронний підпис у е-ТТН: як працює і хто підписує
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Що таке КЕП (кваліфікований електронний підпис) і чому він потрібен для е-ТТН
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це електронний аналог власноручного підпису, який забезпечує ідентифікацію особи, що підписує документ, та підтверджує його цілісність і незмінність. КЕП створюється за допомогою криптографічних методів, що гарантує безпеку і захист від підробок. В Україні КЕП регулюється законодавством, яке визначає його використання у різних сферах, включаючи електронний документообіг.
Для електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) КЕП є надзвичайно важливим, оскільки:
1. Юридична сила: КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис на паперовому документі. Це означає, що е-ТТН, підписана КЕП, визнається законодавством і може бути використана в судових розглядах чи перевірках.
2. Захист даних: Використання КЕП забезпечує захист від несанкціонованого доступу до документів та їх зміни. Це особливо важливо в сфері перевезень, де точність інформації про вантаж, маршрути, та інші деталі є критично важливою.
3. Спрощення процесів: Завдяки використанню КЕП, підприємства можуть оперативно підписувати документи, зменшуючи час на обробку паперових документів. Це сприяє більш швидкому обміну інформацією між учасниками логістичного процесу.
4. Аудит і контроль: КЕП дозволяє створити чітку трасування документів у системі, що полегшує аудит та контроль за перевезеннями. Всі дії з е-ТТН фіксуються, що робить процес прозорим і зрозумілим для всіх учасників.
5. Сумісність з електронними системами: Багато сучасних електронних платформ для управління логістикою і перевезеннями вимагають наявності КЕП для оформлення документів. Це забезпечує інтеграцію з державними реєстрами та іншими системами.
Отже, КЕП є незамінним інструментом для впровадження е-ТТН, оскільки він надає юридичну силу, забезпечує захист даних, спрощує документообіг та сприяє прозорості процесів у сфері перевезень.
Які сторони повинні підписати е-ТТН
Електронна транспортна накладна (е-ТТН) є документом, що використовують для оформлення перевезення вантажів. У процесі її підписання беруть участь кілька сторін, і кожна з них виконує певну роль.
1. Відправник (вантажовласник) - це особа або компанія, яка є власником вантажу, що транспортується. Вона має право підписати е-ТТН для підтвердження того, що вантаж готовий до відправки, і що інформація, вказана в накладній, є точною.
2. Перевізник - це особа або компанія, яка здійснює перевезення вантажу. Перевізник підписує е-ТТН для підтвердження того, що він прийняв вантаж на перевезення та зобов'язується доставити його за вказаною адресою. Підпис перевізника також підтверджує, що він ознайомлений з умовами перевезення та зобов’язується виконати їх.
3. Одержувач (вантажоодержувач) - це особа або компанія, яка отримує вантаж у кінцевому пункті доставки. Одержувач також може підписати е-ТТН, щоб підтвердити, що він погоджується з інформацією про вантаж, а також з умовами доставки.
Важливо зазначити, що підписання е-ТТН може здійснюватися за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП), що забезпечує юридичну силу документа і підтверджує особу підписанта. Всі сторони повинні бути зареєстровані в системі, яка забезпечує обробку е-ТТН, що дозволяє автоматично зберігати і обмінювати дані між учасниками процесу перевезення.
Чи можуть водії використовувати КЕП через смартфон або планшет
Водії можуть використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП) через смартфон або планшет, але це залежить від кількох факторів, таких як наявність відповідного програмного забезпечення та підтримка необхідних технологій.
По-перше, для використання КЕП на мобільних пристроях необхідно мати спеціалізований додаток, що підтримує електронні підписи. Більшість постачальників послуг КЕП пропонують мобільні додатки, які дозволяють користувачам створювати та використовувати електронні підписи прямо зі своїх смартфонів або планшетів. Ці додатки зазвичай забезпечують високий рівень безпеки, включаючи аутентифікацію користувача через паролі чи біометричні дані.
По-друге, для коректної роботи КЕП на мобільних пристроях важливо, щоб вони були оснащені відповідними сертифікованими засобами криптографії. Це може включати апаратні модулі безпеки або програмні рішення, які здатні забезпечити захист ключа електронного підпису.
Крім того, водії мають враховувати законодавчі вимоги. У багатьох країнах електронний підпис, створений на мобільному пристрої, має таку ж юридичну силу, як і підпис, виконаний на папері, за умови, що він відповідає всім необхідним стандартам. Важливо перевірити, чи визнається КЕП, підписаний з мобільного пристрою, в контексті конкретних юридичних або адміністративних процесів.
Отже, використання КЕП через смартфон або планшет є цілком можливим, якщо дотримані всі технічні та законодавчі вимоги. Це може спростити процедури для водіїв, дозволяючи їм швидко і зручно підписувати документи в будь-який час та в будь-якому місці.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Порядок підписання е-ТТН усіма сторонами — послідовність дій
Порядок підписання електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) усіма сторонами включає декілька ключових етапів, кожен з яких має свої особливості та вимоги.
1. Створення е-ТТН: Першим кроком є створення електронної товарно-транспортної накладної. Це може бути зроблено за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення або платформ, що забезпечують функціональність для формування е-ТТН. Важливо, щоб усі дані були внесені коректно: інформація про відправника, одержувача, вантаж, маршрут та інші необхідні реквізити.
2. Перевірка даних: Після створення документу, сторона, яка його підписує (зазвичай це відправник), повинна перевірити внесені дані на наявність помилок чи неточностей. Це критично важливо, оскільки будь-яка помилка може призвести до затримок у доставці або додаткових витрат.
3. Підписання е-ТТН: Після перевірки, відправник підписує е-ТТН за допомогою електронного підпису. Для цього він повинен мати кваліфікований електронний підпис, що підтверджує його особу. Процес підписання зазвичай здійснюється через платформу, яка підтримує обробку електронних документів.
4. Передача е-ТТН перевізнику: Після підписання, е-ТТН передається перевізнику. Це може бути зроблено автоматично через систему обміну документами або вручну, в залежності від налаштувань програмного забезпечення. Перевізник отримує доступ до документу, перевіряє його і, за необхідності, може зв’язатися з відправником для уточнення деталей.
5. Підписання перевізником: Перевізник також підписує е-ТТН своїм електронним підписом. Це підтверджує, що він приймає вантаж на доставку і погоджується з усіма даними, зазначеними у документі.
6. Передача е-ТТН одержувачу: Коли вантаж досягає місця призначення, е-ТТН передається одержувачу. Одержувач повинен перевірити відповідність вантажу та документів, і, якщо все відповідає, підписати е-ТТН своїм електронним підписом.
7. Завершення процесу: Після підписання е-ТТН усією трьома сторонами, документ стає юридично обов'язковим. Кожна сторона отримує копію підписаного е-ТТН, яка зберігається в електронному вигляді. Важливо, щоб усі копії були доступні для перегляду і зберігання відповідно до чинного законодавства.
8. Архівування: Завершальний етап процесу — архівування е-ТТН. Усі підписані документи повинні зберігатися в електронному вигляді для можливого подальшого використання або перевірок. Зберігання повинно відповідати вимогам законодавства щодо електронних документів.
Таким чином, процес підписання е-ТТН є чітко структурованим і вимагає дотримання послідовності дій усіма сторонами, що забезпечує юридичну силу документа та відповідність вимогам законодавства.
Що робити, якщо одна зі сторін не має КЕП або не підписала е-ТТН
У разі, якщо одна зі сторін не має кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або не підписала електронну товарно-транспортну накладну (е-ТТН), існує кілька варіантів дій, які можуть бути реалізовані для вирішення ситуації.
По-перше, необхідно з’ясувати, чому сторона не має КЕП. Якщо це питання можна вирішити швидко, наприклад, шляхом отримання КЕП у акредитованого центру сертифікації, то це буде найкращим варіантом. Процес отримання КЕП зазвичай займає від кількох годин до кількох днів, залежно від обраного центру.
По-друге, якщо отримати КЕП неможливо, можна розглянути альтернативний варіант — використання паперової версії товарно-транспортної накладної. У цьому випадку важливо заздалегідь узгодити з контрагентом, що він приймає паперову накладну. Важливо пам'ятати, що при використанні паперової версії, можуть виникнути затримки у процесі доставки і оформлення вантажу.
Крім того, якщо одна зі сторін не підписала е-ТТН, варто встановити причини цього. Можливо, одна з сторін не має доступу до технологій або не розуміє, як користуватися електронним підписом. У такому випадку можна організувати консультацію або навчання, щоб допомогти стороні зрозуміти процес підписання.
Додатково, можна розглянути можливість надання письмового підтвердження або акта виконаних робіт, якщо це доречно в даній ситуації. Це може бути корисним для документування факту виконання угоди, навіть якщо е-ТТН не була підписана.
У будь-якому випадку, важливо вести комунікацію між сторонами та заздалегідь узгоджувати всі моменти, щоб уникнути непорозумінь і затримок у процесі доставки. Найкращим рішенням буде знайти компроміс, який задовольнить обидві сторони, та забезпечити виконання всіх юридичних вимог.
Як зберігаються та перевіряються підписані е-ТТН
Підписані електронні товарно-транспортні накладні (е-ТТН) зберігаються та перевіряються за допомогою комплексних технологічних рішень, що забезпечують їхню цілісність, автентичність та доступність. Основні етапи зберігання та перевірки е-ТТН включають наступні процеси:
1. Створення е-ТТН: Після формування електронної накладної, вона підписується електронним цифровим підписом (ЕЦП) уповноваженою особою. Цей підпис забезпечує юридичну силу документа, а також підтверджує, що зміст накладної не був змінений після підписання.
2. Зберігання: Підписані е-ТТН зберігаються в електронному вигляді на серверах, що відповідають вимогам безпеки та захисту даних. Зазвичай для зберігання використовується зашифроване сховище, що унеможливлює доступ несанкціонованих осіб до документів. Також важливо, щоб дані регулярно резервувалися, аби уникнути їх втрати.
3. Верифікація підпису: Щоб перевірити автентичність е-ТТН, зазвичай використовуються спеціалізовані програмні засоби, які аналізують електронний підпис. Цей процес включає в себе перевірку сертифіката, що підтверджує дійсність ЕЦП, а також перевірку на цілісність даних. Якщо документ був змінений після підписання, підпис не буде дійсним.
4. Аудит та контроль: Для забезпечення надійності системи зберігання і перевірки е-ТТН проводяться регулярні аудити. Це включає в себе перевірку правильності зберігання, доступу до документів та правильності процедур перевірки підписів. У разі виявлення невідповідностей вживаються заходи для їх усунення.
5. Механізми доступу: Для забезпечення легкого доступу до е-ТТН для уповноважених осіб використовуються системи керування доступом. Це дозволяє контролювати, хто має право переглядати, змінювати або завантажувати документи.
6. Взаємодія з державними реєстрами: У багатьох країнах е-ТТН можуть інтегруватися з державними реєстрами, завдяки чому перевірка інформації про вантаж, транспортні засоби та учасників перевезення стає ще більш простою та швидкою.
Завдяки цим процесам, зберігання та перевірка е-ТТН стають надійними, що сприяє поліпшенню ефективності логістичних процесів та зменшенню ризиків, пов'язаних з перевезенням товарів.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!