Електронні рахунки-фактури
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Що таке електронний рахунок-фактура і чим він відрізняється від податкової накладної
Електронний рахунок-фактура — це документ, який використовується для підтвердження факту постачання товарів або надання послуг у електронному форматі. Він є важливим елементом електронного документообігу і має юридичну силу, що дозволяє сторонам укладати угоди без використання паперових носіїв. Електронний рахунок-фактура містить інформацію про продавця і покупця, опис товарів або послуг, їх кількість, ціну, а також загальну суму рахунку.
Основна відмінність електронного рахунка-фактури від податкової накладної полягає в їх функціональному призначенні та юридичних вимогах. Податкова накладна — це специфічний вид документа, який підтверджує здійснення операцій, що підлягають оподаткуванню, і є необхідним для обліку податку на додану вартість (ПДВ). Вона також є обов'язковою для підприємств, які є платниками ПДВ, і повинна містити інформацію, передбачену податковим законодавством.
Електронний рахунок-фактура, на відміну від податкової накладної, може використовуватися не лише для ПДВ, а й у інших сферах бізнесу, де потрібна документальна фіксація угод. Його застосування спрощує процес обліку та зменшує ризики, пов'язані з обробкою паперових документів. При цьому електронний рахунок-фактура може бути конвертований у податкову накладну, якщо це передбачено законодавством.
Отже, електронний рахунок-фактура є універсальним інструментом для фіксації комерційних угод, тоді як податкова накладна виконує більш вузьку функцію, пов'язану з оподаткуванням.
Обов’язкові реквізити електронного рахунку-фактури
Обов’язкові реквізити електронного рахунку-фактури є ключовими елементами, які забезпечують юридичну силу документа та його визнання в податковій системі. В Україні електронний рахунок-фактура повинен містити такі обов’язкові реквізити:
1. Номер документа: Унікальний ідентифікатор рахунку-фактури, що дозволяє однозначно ідентифікувати його серед інших документів. Номер повинен бути послідовним і не повторюватися.
2. Дата складання: Дата, коли рахунок-фактура був створений. Це важливо для визначення термінів оплати та обліку податкових зобов’язань.
3. Ідентифікаційний код (ЄДРПОУ) постачальника: Код, що ідентифікує юридичну особу або фізичну особу-підприємця, який виступає постачальником товарів або послуг.
4. Назва постачальника: Повна назва підприємства або ПІБ фізичної особи-підприємця.
5. Адреса постачальника: Юридична адреса постачальника, що допомагає в ідентифікації місцезнаходження підприємства.
6. Ідентифікаційний код (ЄДРПОУ) покупця: Код, що ідентифікує покупця товарів або послуг, аналогічно до постачальника.
7. Назва покупця: Повна назва підприємства або ПІБ фізичної особи-підприємця, який отримує товари або послуги.
8. Адреса покупця: Юридична адреса покупця, що підтверджує його місцезнаходження.
9. Номенклатура товарів або послуг: Опис товарів або послуг, що постачаються, включаючи їх кількість, одиницю виміру, ціну за одиницю та загальну вартість.
10. Сума рахунку-фактури: Загальна сума за всіма позиціями, що підлягає оплаті, з урахуванням податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків.
11. Ставка ПДВ: Вказівка на ставку податку на додану вартість, якщо вона застосовується до рахунку-фактури.
12. Підпис та печатка: Хоча в електронному вигляді підпис і печатка можуть бути представлені у формі електронного підпису, їхнє наявність є важливим для підтвердження дійсності документа.
13. Додаткова інформація: У разі необхідності, можуть бути включені інші дані, такі як умови оплати, терміни поставки тощо.
Ці реквізити забезпечують юридичну силу електронного рахунку-фактури, підтверджують факт здійснення господарської операції та є основою для податкового обліку. Важливо дотримуватися всіх вимог, щоб уникнути можливих проблем з податковими органами або в судових спорах.
Чи потрібно підписувати рахунок-фактуру КЕП?
Підписання рахунка-фактури кваліфікованим електронним підписом (КЕП) є важливим аспектом ведення бізнесу в Україні, особливо в умовах електронного документообігу. Відповідно до законодавства, рахунок-фактура є документом, що підтверджує факт здійснення господарської операції, і його оформлення має відповідати вимогам податкового законодавства.
Згідно з чинними нормами, рахунок-фактура може бути підписаний КЕП, але це не є обов'язковою вимогою. Основною метою використання КЕП є забезпечення юридичної сили електронних документів, що дозволяє уникнути можливих суперечок щодо їх достовірності. Підписання рахунка-фактури КЕП надає документу статус, аналогічний паперовому документу з підписом та печаткою, що може бути важливим у разі перевірок з боку податкових органів або при вирішенні судових суперечок.
Крім того, використання КЕП для підписання рахунків-фактур сприяє автоматизації процесів та спрощує обмін документами між контрагентами. Це дозволяє зменшити витрати часу на обробку паперових документів, а також знижує ризики, пов'язані з їх втратою або пошкодженням.
Однак, якщо рахунок-фактура не підписується КЕП, він все ще залишається дійсним, але в такому випадку можуть виникнути певні труднощі при підтвердженні його легітимності. Тому, якщо бізнес прагне до максимальної прозорості та правової безпеки у своїй діяльності, рекомендується використовувати КЕП для підписання всіх важливих фінансових документів, включаючи рахунки-фактури.
Таким чином, підписання рахунка-фактури КЕП є доцільним кроком для забезпечення юридичної сили документа, але не є обов'язковим згідно з законодавством. Вибір залишається за підприємцями, залежно від їхніх потреб та специфіки ведення бізнесу.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Які платформи підтримують обмін рахунками-фактурами онлайн
Обмін рахунками-фактурами онлайн підтримується різними платформами, які забезпечують автоматизацію процесів обліку, фінансового управління та взаємодії між підприємствами. Ось кілька категорій платформ, що пропонують такі послуги:
1. Облікові системи: Багато сучасних облікових програм, таких як 1С, SAP, QuickBooks, Xero та інші, мають функції для створення, надсилання та отримання рахунків-фактур. Вони дозволяють автоматизувати облік, вести контроль за дебіторською та кредиторською заборгованістю, а також інтегрувати рахунки у загальну фінансову документацію.
2. Платформи для електронного документообігу: Системи, такі як DocuSign, PandaDoc, або Adobe Sign, пропонують можливість створення та підписання електронних рахунків-фактур. Ці платформи забезпечують юридичну силу документів і дозволяють швидко обмінюватися ними між сторонами.
3. Фінансові та бухгалтерські сервіси: Платформи, такі як PayPal, Stripe або Square, не лише обробляють платежі, але й надають можливість створення та надсилання рахунків-фактур. Вони підійдуть для малих і середніх підприємств, які хочуть спростити процеси фінансових операцій.
4. CRM-системи: Багато систем управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), такі як Salesforce або HubSpot, мають вбудовані інструменти для створення рахунків-фактур. Це дозволяє зберігати всю інформацію про транзакції в одному місці, що спрощує управління клієнтськими відносинами.
5. Спеціалізовані платформи для виставлення рахунків: Існують також платформи, які спеціалізуються виключно на обробці рахунків-фактур, такі як Invoice2go, FreshBooks, та Bill.com. Вони пропонують простий інтерфейс для створення та надсилання рахунків, а також можливість моніторингу статусу оплати.
6. Електронні торгові платформи: Платформи електронної комерції, такі як Shopify, WooCommerce або Magento, також включають функції для автоматичного генерування рахунків-фактур на основі замовлень, що дозволяє підприємцям спростити облік продажів.
Ці платформи дозволяють бізнесам з різних галузей зручно та швидко обмінюватися рахунками-фактурами, знижуючи ризики помилок та підвищуючи ефективність фінансових процесів.
Чи є електронний рахунок підставою для оплати
Електронний рахунок може слугувати підставою для оплати, однак необхідно враховувати кілька важливих аспектів. По-перше, електронний рахунок повинен відповідати вимогам законодавства, зокрема, бути правильно оформленим та містити всі необхідні реквізити, такі як дата, номер рахунка, дані про постачальника та покупця, опис товарів або послуг, їх вартість, а також загальну суму до сплати.
По-друге, електронні рахунки мають юридичну силу, якщо вони підписані електронним цифровим підписом (ЕЦП) або іншими засобами електронної ідентифікації, що підтверджують їх автентичність. Це особливо важливо для підприємств, які мають справу з великими сумами та ведуть облік у відповідності до бухгалтерських стандартів.
Крім того, електронний рахунок може бути використаний в якості підтвердження здійснення угоди між сторонами. У разі виникнення суперечок або перевірок з боку податкових органів, наявність електронного рахунка дозволяє підтвердити факт надання послуг або постачання товарів.
Отже, електронний рахунок дійсно може слугувати підставою для оплати, але лише за умови його правильного оформлення та дотримання всіх законодавчих вимог. Тому важливо, щоб усі учасники угоди знали про ці нюанси і дотримувалися їх при здійсненні фінансових транзакцій.
Типові помилки в електронних рахунках і як їх виправити
Типові помилки в електронних рахунках можуть суттєво вплинути на фінансові операції підприємства, спричиняючи затримки в оплаті, адміністративні труднощі і навіть юридичні проблеми. Ось кілька поширених помилок та способи їх виправлення.
1. Неправильні реквізити: Часто зустрічаються ситуації, коли в електронному рахунку вказані неправильні реквізити постачальника або покупця. Це може стосуватися номерів рахунків, ідентифікаційних кодів, адрес чи назв компаній. Щоб уникнути таких помилок, перед відправленням рахунка варто перевірити всі реквізити на відповідність з офіційними документами.
2. Невірна сума: Помилки в розрахунках або неправильне застосування знижок можуть призвести до того, що сума в рахунку не відповідає фактичним затратам. Для виправлення цієї помилки необхідно провести повторний підрахунок, переконатися в коректності всіх застосованих ставок податків та знижок, а також використовувати автоматизовані системи бухгалтерії, які зменшують ймовірність виникнення людських помилок.
3. Відсутність необхідних документів: Інколи рахунки не супроводжуються потрібними документами, такими як контракти або акти виконаних робіт. Це може призвести до затримок в оплаті. Щоб уникнути цього, слід завчасно переглядати всі супутні документи і переконатися, що вони додаються до рахунка.
4. Неправильне використання податкових ставок: Часто бізнеси плутають податкові ставки, що призводить до порушення податкового законодавства. Важливо мати актуальну інформацію про податкові ставки та правила, що стосуються вашої галузі. Регулярні консультації з податковими консультантами можуть допомогти уникнути цих помилок.
5. Необхідність уточнень у термінах та умовах: Умови постачання, терміни оплати, а також інші важливі деталі можуть бути неправильно вказані або взагалі відсутні. Це може призвести до непорозумінь з контрагентами. Рекомендується чітко прописувати всі умови в рахунку та заздалегідь узгоджувати їх з партнерами.
6. Неправильний формат файлу: Деякі підприємства можуть надіслати рахунок у форматі, який не підтримується контрагентом. Щоб уникнути цього, перед відправкою рахунка варто дізнатися, які формати приймаються, і використовувати їх.
7. Відсутність підпису або печатки: У деяких випадках електронні рахунки вимагають електронного підпису або сканованої печатки компанії. Переконайтесь, що всі документи підписані і мають відповідні підтвердження, якщо це потрібно для юридичної сили.
Для виправлення помилок в електронних рахунках необхідно мати чітку внутрішню процедуру контролю, яка включатиме перевірку всіх рахунків перед їх відправленням. Регулярне навчання співробітників, використання програмного забезпечення для автоматизації процесів і чітке дотримання встановлених стандартів допоможуть зменшити ризик виникнення помилок і полегшать управління фінансовими документами.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!