Як зареєструвати е-ТТН: покрокова інструкція
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Підготовка до роботи з е-ТТН: наявність КЕП та підключення до сервісу
Для успішної роботи з електронними товарно-транспортними накладними (е-ТТН) важливо забезпечити наявність ключа електронного підпису (КЕП) та належне підключення до відповідного сервісу. Підготовчий процес складається з кількох ключових етапів.
По-перше, необхідно отримати КЕП. Це електронний підпис, який надає юридичну силу документам, підписаним в електронному вигляді. Для цього слід звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК), де вам нададуть необхідні інструкції для отримання КЕП. Процедура включає в себе подачу заявки, ідентифікацію особи, а також отримання ключів, які можуть бути збережені на переносних носіях (наприклад, флешках) або у вигляді програмного забезпечення.
По-друге, після отримання КЕП потрібно налаштувати програмне забезпечення для роботи з е-ТТН. Це може бути спеціалізоване програмне забезпечення або онлайн-сервіси, які підтримують функцію створення та обробки е-ТТН. Важливо перевірити, чи ваше програмне забезпечення відповідає вимогам, встановленим законодавством, та чи має можливість інтеграції з системами, що використовуються вашими партнерами.
Третій етап — підключення до сервісу, який забезпечує обмін е-ТТН. Для цього необхідно зареєструватися в платформі, що надає послуги з електронного документообігу. Це може бути державний або приватний сервіс. Під час реєстрації вам буде потрібно вказати дані вашої компанії, а також завантажити отриманий раніше КЕП для підтвердження вашої особи.
Не менш важливим є навчання співробітників, які будуть працювати з е-ТТН. Вони повинні ознайомитися з правилами оформлення електронних накладних, а також з процедурою їх підписання та обміну. Це дозволить уникнути помилок у процесі документообігу та забезпечити швидкість і ефективність роботи.
Завершальним етапом є тестування системи на предмет коректності роботи. Рекомендується створити кілька тестових е-ТТН, щоб впевнитись, що всі налаштування виконано правильно, а система працює без збоїв. Це також допоможе виявити можливі проблеми та усунути їх до початку фактичної роботи з документами.
Таким чином, наявність КЕП та належне підключення до сервісу є основою для успішної роботи з електронними товарно-транспортними накладними, що дозволяє спростити та оптимізувати процеси логістики та документообігу.
Створення е-ТТН: заповнення обов’язкових полів
Створення електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) є важливим етапом у процесі перевезення вантажів. Заповнення обов’язкових полів у е-ТТН має свої нюанси, і правильність цієї інформації є критично важливою для забезпечення законності та прозорості перевезень.
По-перше, необхідно вказати дані про відправника. Це включає назву компанії, її ідентифікаційний код (ЄДРПОУ), адресу, контактну інформацію та банківські реквізити. Ця інформація дозволяє ідентифікувати відправника вантажу та забезпечити можливість зв'язку в разі виникнення питань.
По-друге, аналогічно потрібно заповнити інформацію про отримувача. Тут також вказується назва компанії, ідентифікаційний код, адреса та контактні дані. Важливо, щоб усі дані були актуальними, оскільки помилки можуть призвести до затримок у доставці або проблем з розмитненням.
Далі йдуть дані про перевізника. У цьому полі потрібно вказати назву компанії, що здійснює перевезення, її ідентифікаційний код, а також контактну інформацію. Це дозволяє контролюючим органам перевірити легітимність перевізника та його права на виконання даних послуг.
Ще одним важливим аспектом є опис вантажу. Тут необхідно вказати назву товару, його кількість, одиницю виміру, вагу, а також інші характеристики, які можуть бути важливими для транспортування. Правильний опис вантажу допомагає уникнути непорозумінь під час перевезення та забезпечує коректність обліку.
Не менш важливими є дані про маршрут перевезення. Слід зазначити місце завантаження і розвантаження, а також, за можливістю, проміжні пункти. Це дозволяє відстежувати переміщення вантажу та контролювати дотримання термінів.
Також потрібно вказати дату перевезення та терміни доставки. Ця інформація є необхідною для планування логістичних процесів та управління запасами. У разі виникнення затримок, вона дозволяє сторонам з’ясувати причини та визначити подальші дії.
Останнім етапом є підписання е-ТТН. Це може бути здійснено шляхом накладення електронного підпису відправника, отримувача та перевізника. Зазначення дати та часу підписання є важливим для підтвердження моменту укладення угоди.
Слід пам’ятати, що заповнення кожного з обов’язкових полів е-ТТН має бути виконано з максимальною уважністю, оскільки будь-яка помилка може призвести до юридичних наслідків або фінансових втрат. Правильне заповнення е-ТТН не тільки спрощує процес перевезення, але й підвищує рівень довіри між учасниками логістичного процесу.
Підписання е-ТТН сторонами (послідовність підписів)
Підписання електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) є ключовим етапом у процесі перевезення вантажів, оскільки забезпечує юридичну силу документа та підтверджує згоду всіх учасників угоди. Процес підписання е-ТТН складається з кількох етапів, які слід дотримуватись.
Першим етапом є створення е-ТТН, яке здійснюється відправником вантажу. Відправник заповнює всі необхідні поля, такі як дані про вантаж, маршрут, інформацію про вантажовідправника та вантажоотримувача. Після цього відправник ініціює підписання документа.
Наступним кроком є підписання е-ТТН відправником. Для цього він використовує свій електронний підпис, що підтверджує його згоду з умовами перевезення. Важливо, щоб електронний підпис був виданий акредитованим центром сертифікації, щоб мати юридичну силу.
Після підписання відправником, е-ТТН надсилається до перевізника. Перевізник отримує документ і перевіряє всі введені дані. Якщо перевізник згоден з умовами, він також ставить свій електронний підпис на документі. Це підтверджує, що він приймає вантаж для транспортування згідно з умовами, зазначеними в е-ТТН.
Останнім етапом є підписання е-ТТН вантажоотримувачем. Після доставки вантажу до місця призначення, вантажоотримувач перевіряє вміст і умови доставки. Якщо все відповідає угоді, він підписує е-ТТН своїм електронним підписом, підтверджуючи отримання вантажу в належному стані.
Таким чином, підписання е-ТТН відбувається в три етапи: відправник ставить свій підпис, потім перевізник, і на завершення — вантажоотримувач. Ця послідовність підписів забезпечує чіткість та прозорість у процесі перевезення, а також захищає права всіх учасників угоди.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Передача е-ТТН усім учасникам перевезення через ЕДО-платформу
Передача електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) є важливим етапом у процесі перевезення вантажів, оскільки вона забезпечує документальне підтвердження та легітимність угоди між всіма учасниками перевезення. Використання електронних документів (ЕДО) значно спрощує цей процес, надаючи можливість швидкої та безпечної передачі інформації.
ЕДО-платформи дозволяють учасникам перевезення, такими як вантажовласники, перевізники та одержувачі, отримувати доступ до е-ТТН у реальному часі. Ці платформи забезпечують централізоване сховище для всіх документів, що стосуються перевезення, а також інтегрують різні бізнес-процеси, пов'язані з логістикою. Кожен учасник має можливість отримати доступ до актуальної інформації про статус перевезення, що підвищує прозорість і зменшує ризики, пов'язані з втратою або підробкою документів.
Крім того, передача е-ТТН через ЕДО-платформи знижує витрати на паперову документацію, скорочує час на її обробку та дозволяє швидше реагувати на зміни в логістичному процесі. Автоматизація процесу також зменшує ймовірність помилок, пов'язаних з ручним введенням даних. Учасники можуть отримувати автоматичні сповіщення про зміни, що відбуваються в процесі перевезення, що сприяє більш ефективному управлінню вантажем.
Важливо зазначити, що для успішної реалізації цього процесу необхідно враховувати питання безпеки даних та конфіденційності. Сучасні ЕДО-платформи зазвичай використовують шифрування та інші технології захисту інформації, що забезпечує надійний обмін даними між учасниками.
Загалом, передача е-ТТН усім учасникам перевезення через ЕДО-платформу є ключовим фактором, що сприяє підвищенню ефективності, прозорості та безпеки у сфері логістики, а також відповідає сучасним вимогам цифровізації бізнес-процесів.
Зберігання зареєстрованої е-ТТН: де та як доступатися до архіву
Зберігання зареєстрованої електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) є важливим аспектом в управлінні логістичними процесами. Е-ТТН повинна зберігатися у безпечному та доступному місці, щоб забезпечити її легкий доступ для всіх учасників процесу перевезення.
Зазвичай, архів е-ТТН зберігається в електронному форматі на серверах, які забезпечують надійний захист даних. Постачальники послуг з обробки даних, такі як хостингові компанії або спеціалізовані системи управління документами, можуть використовуватися для цього. Важливо, щоб обрані рішення відповідали вимогам законодавства щодо зберігання електронних документів, зокрема, щоб дані були захищені від несанкціонованого доступу та втрати.
Доступ до архіву е-ТТН зазвичай можливий через спеціалізовані онлайн-платформи або програмні рішення, які надають інтеграцію з системами обліку та управління. Користувачі, такі як перевізники, замовники та митні органи, можуть отримати доступ до архіву через особисті кабінети, використовуючи логін та пароль. Це дозволяє їм переглядати, завантажувати або роздруковувати необхідні документи за потреби.
Крім того, важливо забезпечити регулярне резервне копіювання даних, щоб уникнути їх втрати через технічні збої або інші непередбачувані обставини. Резервні копії можуть зберігатися на різних носіях або в різних географічних локаціях для підвищення надійності.
Завдяки правильному зберіганню та доступу до архіву е-ТТН, учасники логістичного процесу можуть забезпечити прозорість, легкість у відстеженні товарів та дотримання всіх необхідних норм і регуляцій.
Перевірка статусу е-ТТН: як впевнитися, що документ підписаний усіма сторонами
Перевірка статусу електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) є важливим етапом у процесі перевезення вантажів, оскільки підтверджує, що документ був підписаний усіма сторонами, які беруть участь у угоді. Щоб впевнитися, що е-ТТН підписано, слід виконати кілька кроків.
По-перше, вам необхідно отримати доступ до системи, в якій створювалась і оброблялась е-ТТН. Це може бути спеціалізована платформа або програмне забезпечення для обліку вантажних перевезень. Увійдіть до свого облікового запису, використовуючи правильні облікові дані.
По-друге, знайдіть розділ, що відповідає за управління е-ТТН. В цьому розділі зазвичай є можливість здійснити пошук накладних за різними параметрами, такими як номер накладної, дата створення, або реквізити вантажу. Введіть необхідні дані для пошуку.
Після виконання пошуку ви отримаєте список накладних, що відповідають вашим критеріям. Виберіть потрібну е-ТТН із списку, щоб переглянути деталі. У вікні з інформацією про накладну ви зможете побачити статус документа. Він може мати кілька позначок, які вказують на етапи підписання.
Статус "Підписано" або "Завершено" означає, що документ підписаний усіма сторонами – відправником, перевізником та отримувачем. Якщо статус вказує на те, що документ знаходиться на етапі підписання або очікує підтвердження, це означає, що не всі учасники ще підписали накладну. У такому випадку важливо зв'язатися з відправником або перевізником, щоб уточнити причини затримки.
Також зверніть увагу на електронний підпис, який може бути прикріплений до е-ТТН. Він підтверджує, що документ дійсний і має юридичну силу. Перевірка підписів може бути реалізована через систему, в якій ви працюєте, або через сторонні сервіси, що надають послуги верифікації електронних підписів.
На завершення, якщо ви отримали підтвердження, що е-ТТН підписано всіма сторонами, рекомендується зберегти копію документа для подальшого використання. Це може бути корисним у разі виникнення будь-яких суперечок або потреби в підтвердженні угоди в майбутньому.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!