Хто зберігає е-ТТН і скільки років
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Нормативні вимоги до зберігання е-ТТН (Кодекс законів про працю, ПКУ).
Нормативні вимоги до зберігання електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) визначаються в рамках українського законодавства, зокрема в Кодексі законів про працю України (КЗпП) та Податковому кодексі України (ПКУ).
Відповідно до КЗпП, документи, що підтверджують трудові відносини, повинні зберігатися у встановлені терміни. Це стосується і е-ТТН, якщо вони є частиною документації, що пов'язана з виконанням трудових обов'язків працівників. Згідно з КЗпП, підприємства зобов’язані зберігати документи, які підтверджують виконання трудових обов'язків, протягом не менше 75 років.
У контексті ПКУ, е-ТТН вважаються первинними документами, що підтверджують факт виконання господарських операцій. Відповідно до статті 44 ПКУ, податкові документи, включаючи е-ТТН, повинні зберігатися протягом 1095 днів (трьох років) з дати подання податкової декларації, в якій вони були використані. Якщо ж е-ТТН використовуються для підтвердження витрат підприємства, то їх слід зберігати до завершення перевірки податковими органами.
Для зберігання е-ТТН підприємства повинні забезпечити такі умови:
1. Цілісність та доступність: е-ТТН мають зберігатися в системі, що забезпечує їх цілісність і доступність для перевірок. Це може бути локальна база даних або хмарне сховище, яке відповідає вимогам безпеки та захисту даних.
2. Копіювання та резервне зберігання: Для запобігання втраті інформації рекомендується створювати резервні копії е-ТТН, які можуть зберігатися на різних носіях.
3. Аудит та контроль: Необхідно забезпечити можливість проведення аудиту документів, що означає наявність відповідних процедур для перевірки збереження та обробки е-ТТН.
4. Відповідність вимогам законодавства: Підприємства повинні дотримуватись всіх вимог, що стосуються зберігання електронних документів, у тому числі щодо їх формату, підпису та інших елементів, визначених законодавством.
Таким чином, зберігання е-ТТН є важливим аспектом ведення бухгалтерського обліку та виконання податкових зобов'язань, що потребує дотримання чітких нормативних вимог та процедур.
Хто несе відповідальність за збереження е-ТТН: відправник, перевізник чи одержувач.
Відповідальність за збереження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) розподіляється між учасниками перевізного процесу: відправником, перевізником та одержувачем. Однак основна відповідальність за збереження е-ТТН лежить на перевізнику.
Перш ніж детально розглянути кожного з учасників, важливо зазначити, що е-ТТН є електронним документом, який підтверджує факт перевезення вантажу. Він містить важливу інформацію про відправника, перевізника, вантаж, маршрут і умови перевезення.
1. Відправник: Відправник несе відповідальність за правильність заповнення е-ТТН та надання всіх необхідних даних. Він повинен вчасно надіслати документ перевізнику. Однак після передачі е-ТТН перевізнику відповідальність за його збереження переходить до нього.
2. Перевізник: Перевізник є головним відповідальним за збереження е-ТТН протягом усього процесу перевезення. Він зобов'язаний забезпечити доступ до цього документа, контролювати його цілісність і правильність. Якщо виникають будь-які спірні ситуації щодо вантажу, саме перевізник має надати е-ТТН як доказ виконання своїх зобов'язань.
3. Одержувач: Одержувач також має певну роль у збереженні е-ТТН, але його відповідальність є вторинною. Він повинен перевірити, чи відповідає е-ТТН фактичному стану вантажу при отриманні. Якщо одержувач виявляє порушення або невідповідності, він має право звернутися до перевізника або відправника для вирішення проблеми.
Таким чином, хоча всі учасники перевізного процесу мають певну роль у забезпеченні правильності і збереження е-ТТН, основна відповідальність за його збереження лежить на перевізнику, оскільки саме він відповідає за виконання перевезення і, відповідно, за документи, що його підтверджують.
Строки зберігання е-ТТН для податкових, фінансових та митних перевірок.
Строки зберігання електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) регулюються законодавством і можуть варіюватися в залежності від цілей їх використання — для податкових, фінансових чи митних перевірок. Загалом, е-ТТН слугують підтвердженням факту перевезення товарів, тому їх зберігання є критично важливим для дотримання податкових і митних норм.
Для податкових перевірок, відповідно до українського законодавства, підприємства зобов'язані зберігати е-ТТН протягом 3 років з дати їх складання. Цей термін визначається Податковим кодексом України, який передбачає, що всі первинні документи, які впливають на розрахунок податкових зобов'язань, мають бути доступними для перевірок протягом зазначеного періоду. Це дозволяє податковим органам перевіряти правильність нарахування податків і виконання вимог законодавства.
Для фінансових перевірок вимоги також аналогічні — е-ТТН повинні зберігатися не менше 3 років. Це необхідно для підтвердження витрат, доходів і відповідності фінансовій звітності підприємства. Фінансові органи можуть вимагати надання цих документів для перевірки достовірності фінансових операцій.
Щодо митних перевірок, термін зберігання е-ТТН залежить від специфіки митного законодавства. В Україні, зазвичай, е-ТТН потрібно зберігати мінімум 5 років з моменту завершення митного оформлення товарів. Це пов'язано з тим, що митні органи можуть проводити перевірки для підтвердження правильності оформлення вантажів, сплати митних зборів і дотримання митних норм. У разі виявлення порушень, це може призвести до фінансових санкцій або інших правових наслідків.
Важливо зазначити, що незалежно від термінів, е-ТТН мають зберігатися в електронному вигляді в системах, які забезпечують їх цілісність та доступність для перевірок. Це може бути реалізовано через спеціалізовані програми або системи документообігу, які дозволяють не тільки зберігати, але і оперативно надавати доступ до потрібних документів у разі перевірок.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Чи можна зберігати е-ТТН виключно в електронному вигляді.
Згідно з українським законодавством, електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) має повну юридичну силу, якщо вона оформлена відповідно до встановлених вимог. Це означає, що е-ТТН може зберігатися виключно в електронному вигляді без необхідності її друку на папері.
Основні переваги зберігання е-ТТН в електронному вигляді включають:
1. Зручність доступу: Електронний формат дозволяє швидкий доступ до накладної з будь-якого місця, де є інтернет, що спрощує процес перевірки та обліку.
2. Економія ресурсів: Використання електронних накладних зменшує витрати на папір, чорнила та зберігання документів у фізичному форматі. Це також сприяє екологічному підходу, зменшуючи кількість відходів.
3. Безпека та збереження: Електронні документи можуть бути захищені паролями та шифруванням, що знижує ризик втрати або підробки. Крім того, електронні системи забезпечують резервне копіювання даних.
4. Автоматизація обліку: Використання е-ТТН полегшує інтеграцію з бухгалтерськими системами та іншими програмами, що автоматизує процеси обліку та звітності.
5. Визнання державою: Законодавство України визнає е-ТТН як повноцінний документ, що підтверджує перевезення вантажу, тому підприємства можуть бути впевнені в законності використання електронних накладних.
Для забезпечення законності е-ТТН важливо дотримуватися всіх вимог щодо її оформлення, а також зберігати її в системах, які гарантують цілісність і доступність даних. Таким чином, зберігати е-ТТН виключно в електронному вигляді є цілком законним і доцільним рішенням для сучасного бізнесу.
Як правильно організувати архів електронних ТТН: поради бухгалтерам.
Організація архіву електронних товарно-транспортних накладних (ТТН) є важливим аспектом роботи бухгалтера, адже правильне зберігання та обробка цих документів дозволяє уникнути проблем із податковими органами та забезпечити ефективний контроль за фінансовими операціями. Ось кілька порад, які допоможуть організувати архів електронних ТТН:
1. Вибір платформи для зберігання: Визначте, де буде зберігатися архів. Це може бути локальне сховище на комп’ютері або сервері компанії, або ж хмарне рішення (Google Drive, Dropbox, або спеціалізовані сервіси для бухгалтерії). Хмарні рішення забезпечують доступ з будь-якого місця, що зручно для співпраці.
2. Структуризація папок: Організуйте архів за зрозумілою структурою. Створіть основні папки, наприклад, за роками, місяцями або контрагентами. Це дозволить швидко знаходити потрібні документи. У кожній з цих папок можна створити підкатегорії, наприклад, за типом вантажу або проектами.
3. Іменування файлів: Встановіть єдину систему іменування для електронних ТТН. Наприклад, використовувати формат: "Рік_Місяць_День_Контрагент_Номер_ТТН". Це спростить пошук документів за датою або контрагентом.
4. Регулярне оновлення: Встановіть графік регулярного архівування нових ТТН. Це може бути щоденне, щотижневе або щомісячне оновлення, залежно від обсягу роботи. Переконайтеся, що всі нові документи швидко потрапляють до архіву.
5. Резервне копіювання: Забезпечте резервне копіювання архіву. Це може бути автоматичне резервне копіювання на зовнішні носії або в хмару. Регулярно перевіряйте, що резервні копії оновлюються та доступні.
6. Контроль доступу: Обмежте доступ до архіву лише для тих співробітників, які мають необхідність у роботі з цими документами. Використовуйте паролі або інші методи безпеки для захисту важливих даних.
7. Дотримання законодавства: Ознайомтеся з вимогами законодавства щодо зберігання електронних документів. В Україні, наприклад, ТТН повинні зберігатися протягом 3 років. Підготуйтеся до можливих перевірок, зберігаючи документи в установлені терміни.
8. Пошук і доступність: Використовуйте програмне забезпечення для електронного документообігу, яке дозволяє швидко шукати та знаходити потрібні ТТН за різними критеріями. Це значно зекономить час на пошук документів.
9. Тренінги для співробітників: Проведіть навчання для співробітників, які працюють з електронними ТТН, щоб вони знали, як правильно зберігати та шукати документи в архіві.
10. Оцінка та вдосконалення процесу: Регулярно оцінюйте ефективність вашої системи архівування. Враховуйте відгуки співробітників та вносьте необхідні зміни для поліпшення процесу.
Дотримуючись цих порад, бухгалтери можуть значно спростити процес роботи з електронними ТТН, забезпечити порядок у документації та знизити ризики виникнення проблем з податковими органами.
Наслідки втрати е-ТТН та відповідальність перед контролюючими органами.
Втрати е-ТТН (електронної товарно-транспортної накладної) можуть мати серйозні наслідки як для перевізників, так і для вантажовласників. По-перше, е-ТТН є важливим документом, що підтверджує законність перевезення товарів. Втрата цього документа може призвести до правових наслідків, оскільки контролюючі органи можуть вважати перевезення незаконним. Це може спричинити затримки в доставці товарів, штрафи або навіть конфіскацію вантажу.
Додатково, відповідальність перед контролюючими органами може бути як адміністративною, так і кримінальною. У разі втрати е-ТТН, перевізник або вантажовласник можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності, що може включати штрафи за порушення законодавства про перевезення вантажів. У випадку, якщо втрата е-ТТН пов'язана з умисними діями або грубою недбалістю, контролюючі органи можуть ініціювати кримінальне провадження.
Крім того, втрата е-ТТН може негативно позначитися на репутації компанії. Партнери і клієнти можуть втратити довіру до перевізника, якщо той не може надати належні документи, що підтверджують законність операцій. Це може призвести до втрати контрактів і зниження конкурентоспроможності на ринку.
Для уникнення наслідків втрати е-ТТН важливо дотримуватися належних процедур зберігання та обробки документів, а також забезпечити резервне копіювання інформації. У разі втрати важливо якомога швидше вжити заходів для відновлення документації та повідомити про це контролюючі органи, що може зменшити можливі штрафи та інші негативні наслідки.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!