Безпека зберігання електронних документів
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Нормативні вимоги до зберігання електронних первинних документів (в т.ч. зарплатних та податкових).
Зберігання електронних первинних документів, зокрема тих, що стосуються зарплатних і податкових аспектів, регулюється низкою нормативних вимог, що забезпечують їхню юридичну силу, цілісність та доступність.
По-перше, відповідно до законодавства України, електронні документи можуть використовуватися нарівні з паперовими, за умови дотримання вимог до їх формування та зберігання. Основним нормативним актом, що регулює ці питання, є Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". Згідно з цим законом, електронні документи повинні бути створені у форматі, що забезпечує їх автентичність і цілісність, а також мати електронний підпис, що підтверджує їх достовірність.
Зберігання електронних первинних документів потребує дотримання вимог щодо захисту даних. Це передбачає використання спеціалізованих програмних засобів для архівування, які забезпечують захист інформації від несанкціонованого доступу, втрати чи пошкодження. Також важливо, щоб були належно організовані резервні копії документів, які зберігаються в різних місцях, щоб уникнути їх втрати в разі технічних збоїв.
Крім того, термін зберігання електронних документів регламентується законодавством. Наприклад, трудові книжки, документи, що підтверджують нарахування зарплати, а також податкові документи повинні зберігатися протягом певного періоду (зазвичай - 75 років). Після закінчення цього терміну документи можуть бути знищені, але лише за умови, що це не суперечить іншим вимогам законодавства.
Організації також повинні забезпечити доступ до електронних документів для перевірок з боку контролюючих органів. Це передбачає наявність належної документації, яка підтверджує збереження і доступність електронних первинних документів в електронному вигляді.
Крім вищезазначених вимог, важливо, щоб усі працівники, які працюють з електронними документами, проходили навчання щодо їх обробки та зберігання, що допоможе уникнути помилок і забезпечити належний рівень інформаційної безпеки.
Таким чином, дотримання нормативних вимог до зберігання електронних первинних документів є критично важливим для забезпечення правомірності, безпеки та доступності інформації в організації.
Строки зберігання електронних документів: податкова та юридична відповідальність.
Строки зберігання електронних документів є важливим аспектом управління інформацією як для юридичних осіб, так і для фізичних осіб. В Україні правила зберігання електронних документів регулюються різними законодавчими актами, зокрема Податковим кодексом, Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг", а також іншими нормативно-правовими актами.
Згідно з податковим законодавством, терміни зберігання документів залежать від їхнього виду. Наприклад, первинні бухгалтерські документи, які є основою для обліку і звітності, повинні зберігатися не менше 3 років з моменту їх складання. Це пов'язано з необхідністю контролю з боку податкових органів, які можуть перевіряти документи за цей період. У разі виявлення порушень або недостовірної інформації підприємство може бути притягнуто до відповідальності, що включає штрафи, донарахування податків та інші санкції.
Юридична відповідальність за неналежне зберігання електронних документів також може бути досить серйозною. Вона може проявлятися у вигляді адміністративних штрафів, а також кримінальної відповідальності у випадках, коли недбалість призводить до істотних фінансових втрат для держави або третіх осіб. Наприклад, ненадання або втрати документів, які підтверджують фінансові операції, можуть призвести до значних збитків для компанії.
Крім того, строки зберігання електронних документів можуть варіюватися залежно від специфіки діяльності підприємства. Наприклад, у сфері охорони здоров'я або фінансових послуг можуть бути встановлені більш тривалі терміни зберігання документів через підвищені вимоги до звітності та контролю. Також важливо враховувати, що в умовах електронного документообігу необхідно забезпечити їх цілісність та доступність протягом усього терміну зберігання.
Таким чином, дотримання строків зберігання електронних документів є необхідною умовою для уникнення юридичних та податкових ризиків. Підприємства повинні розробити внутрішні регламенти та політики, які регламентують порядок обробки, зберігання та знищення електронних документів, а також забезпечити навчання співробітників щодо дотримання цих вимог.
Хмарні сервіси, сервери чи локальне зберігання: що обрати бухгалтеру.
Вибір між хмарними сервісами, серверами та локальним зберіганням є критично важливим для бухгалтерської практики, адже від цього залежить не лише ефективність роботи, але й безпека фінансових даних.
Перш ніж ухвалити рішення, бухгалтеру варто врахувати кілька ключових аспектів.
По-перше, безпека даних. Хмарні сервіси часто пропонують високий рівень захисту, включаючи шифрування даних, багатофакторну аутентифікацію та регулярні резервні копії. Це може бути перевагою для бухгалтерів, які працюють з конфіденційною інформацією. Однак, варто ретельно перевірити репутацію постачальника хмарних послуг і його політику безпеки.
По-друге, доступність та мобільність. Хмарні рішення дозволяють отримувати доступ до даних з будь-якого пристрою, що має інтернет-з'єднання. Це зручно для бухгалтерів, які часто працюють в різних місцях або мають потребу у віддаленій роботі. У випадку локального зберігання доступ обмежений фізичним розташуванням сервера, що може знизити гнучкість.
Третій аспект — витрати. Хмарні рішення зазвичай вимагають підписки або плати за використання, що може бути вигідним для малих і середніх підприємств, які не готові вкладати великі кошти в обладнання та його обслуговування. Локальне зберігання, хоча й передбачає початкові витрати на закупівлю серверів і програмного забезпечення, може виявитися економічно вигіднішим у довгостроковій перспективі, особливо для великих компаній.
Четвертий фактор — технічна підтримка. Хмарні сервіси часто надають постійну технічну підтримку, що може бути корисним для бухгалтерів, які не мають технічних знань. Локальне зберігання вимагає наявності власного ІТ-персоналу або підрядників для підтримки системи.
Також важливо врахувати законодавчі вимоги. У деяких країнах існують специфічні правила щодо зберігання фінансових даних, які можуть вплинути на вибір між хмарними та локальними рішеннями. Бухгалтерам потрібно дотримуватися локальних норм і стандартів, що може обмежувати їхні можливості у виборі постачальників послуг.
На завершення, вибір між хмарними сервісами, серверами та локальним зберіганням залежить від специфіки роботи бухгалтерії, бюджету, вимог до безпеки та доступності даних. Бухгалтерам слід ретельно оцінити свої потреби та ризики, щоб обрати оптимальне рішення, яке забезпечить ефективність та безпеку в їхній роботі.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Захист електронних архівів: паролі, шифрування, резервні копії.
Захист електронних архівів є критично важливим аспектом сучасного інформаційного управління, оскільки він забезпечує безпеку та конфіденційність чутливих даних. Основними методами захисту архівів є використання паролів, шифрування та створення резервних копій.
Паролі є першим і простим рівнем захисту. Для забезпечення надійності паролів рекомендується використовувати комбінації з великих і малих літер, цифр та спеціальних символів. Важливо також уникати використання очевидних слів або дат. Регулярна зміна паролів і використання двофакторної аутентифікації (2FA) можуть значно підвищити рівень безпеки, оскільки навіть при компрометації пароля другий фактор аутентифікації ускладнить доступ до архіву.
Шифрування є більш потужним методом захисту даних. Воно перетворює інформацію в недоступний для читання формат, який може бути розшифрований лише за допомогою ключа. Сучасні стандарти шифрування, такі як AES (Advanced Encryption Standard), забезпечують високий рівень захисту. Шифрувати можна як окремі файли, так і цілі папки або диски. Важливо зберігати ключі шифрування в безпечному місці, оскільки втрата ключа може призвести до незворотної втрати даних.
Резервні копії є ще одним критично важливим компонентом захисту електронних архівів. Регулярне створення резервних копій дозволяє відновити дані у випадку їх втрати через збої в обладнанні, програмні помилки або кібератаки. Рекомендується використовувати стратегію "3-2-1", яка передбачає зберігання трьох копій даних на двох різних носіях, одна з яких знаходиться за межами основного місця зберігання, наприклад, у хмарному сервісі. Це забезпечить додатковий рівень захисту і доступності даних.
Використання цих трьох методів – паролів, шифрування та резервних копій – в комплексі дозволяє створити надійну систему захисту електронних архівів, що забезпечує безпеку даних і їх доступність у разі необхідності.
Організація доступу до електронних документів для перевіряючих органів.
Організація доступу до електронних документів для перевіряючих органів є важливим аспектом забезпечення прозорості та ефективності контролю за діяльністю підприємств та організацій. Це передбачає створення системи, яка дозволить перевіряючим органам отримувати необхідну інформацію у зручний та швидкий спосіб, забезпечуючи при цьому захист даних та дотримання вимог законодавства.
Першим кроком у цьому процесі є визначення переліку документів, доступ до яких потрібно надати перевіряючим органам. Це можуть бути фінансові звіти, бухгалтерські документи, контракти, акти виконаних робіт тощо. Важливо, щоб цей перелік відповідав вимогам законодавства та специфіці перевірок, що проводяться.
Далі необхідно розробити механізм доступу до електронних документів. Це може бути реалізовано через спеціалізовані платформи або інтегровані системи, які забезпечують можливість безпечного доступу до документів з боку уповноважених осіб перевіряючих органів. Такі системи повинні мати багаторівневу систему автентифікації, яка гарантує, що доступ отримують лише ті особи, які мають на це право.
Важливим аспектом є також забезпечення безпеки даних. Необхідно вжити заходів для захисту інформації від несанкціонованого доступу, зокрема шляхом використання шифрування, захисту паролями та регулярних аудитів системи безпеки. Це дозволить мінімізувати ризики витоку інформації та забезпечити конфіденційність.
Крім того, слід розглянути питання навчання персоналу, який буде відповідати за організацію доступу до документів. Працівники повинні бути ознайомлені з вимогами законодавства, а також з функціонуванням обраної системи доступу. Це допоможе уникнути помилок і незручностей під час перевірок.
Не менш важливим є забезпечення зворотного зв'язку з перевіряючими органами. Після проведення перевірок доцільно організувати обговорення результатів, що дозволить виявити можливі проблеми у доступі до документів та внести корективи в систему. Це сприятиме покращенню взаємодії між підприємствами та контролюючими органами.
Таким чином, організація доступу до електронних документів для перевіряючих органів вимагає комплексного підходу, який враховує юридичні, технічні та організаційні аспекти. Це дозволить забезпечити ефективний контроль, зберігаючи при цьому конфіденційність та безпеку інформації.
Типові ризики втрати даних та як їх мінімізувати.
Втрати даних можуть стати серйозною проблемою для будь-якої організації чи особи, і розуміння типових ризиків, що призводять до таких втрат, є першим кроком до їх мінімізації. Ось кілька основних ризиків та рекомендації щодо їх зменшення.
1. Апаратні збої: Жорсткі диски, сервери та інше обладнання можуть зазнати поломок через фізичні пошкодження, зношення або виробничі дефекти. Для мінімізації цього ризику важливо регулярно проводити профілактичне обслуговування, використовувати апаратні засоби з резервуванням (наприклад, RAID-масиви) та забезпечити належну охолоджувальну систему.
2. Програмні збої: Віруси, шкідливе ПЗ чи програмні помилки можуть призвести до втрати або пошкодження даних. Для захисту від цих загроз слід регулярно оновлювати антивірусні програми, використовувати фаєрволи, а також забезпечити своєчасні оновлення програмного забезпечення.
3. Користувацька помилка: Часто втрати даних стаються через неуважність користувачів, які випадково видаляють важливі файли або формують помилки під час роботи з даними. Для мінімізації цього ризику можна впровадити навчання для співробітників, а також використовувати системи управління даними, що дозволяють обмежити доступ до критично важливих файлів.
4. Несанкціонований доступ: Хакери та зловмисники можуть отримати доступ до даних через несанкціоновані канали, що може призвести до їх викрадення або знищення. Для захисту важливо реалізувати політики безпеки, використовувати шифрування даних та двофакторну аутентифікацію, а також контролювати доступ до інформаційних систем.
5. Природні катастрофи: Повені, пожежі та інші стихійні лиха можуть знищити фізичні носії даних. Щоб зменшити ризик, рекомендується зберігати резервні копії важливих даних у хмарі або в другом місці, що не підлягає ризику впливу природних катастроф.
6. Відсутність резервного копіювання: Відсутність регулярного резервного копіювання може призвести до безповоротної втрати даних у разі збоїв. Рекомендується впровадити систему регулярного резервного копіювання даних, використовуючи різні методи, такі як локальні копії, хмарні рішення або зовнішні носії.
7. Кіберзагрози: Атаки типу "вимагання" або фішинг можуть призвести до втрати доступу до даних. Для зменшення цього ризику важливо проводити навчання щодо безпеки для співробітників, використовувати фільтри для електронної пошти та системи виявлення вторгнень.
Загалом, для мінімізації ризиків втрати даних варто розробити комплексну стратегію захисту даних, яка включатиме в себе технічні, організаційні та навчальні заходи. Регулярний моніторинг і вдосконалення цих заходів також є важливими для забезпечення постійної безпеки даних.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!