Чи є ЕДО обов’язковим в Україні?
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Нормативна база: що говорить закон про електронний документообіг
Нормативна база електронного документообігу в Україні регулюється рядом законодавчих актів, які визначають правові засади, процедури та вимоги до створення, обробки, зберігання і обігу електронних документів. Основними документами, що становлять цю базу, є:
1. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". Цей закон встановлює правові основи використання електронних документів, визначає поняття електронного документа, електронного підпису, а також порядок їхнього використання. Він регулює питання, пов’язані з визнанням електронних документів на рівні з паперовими, а також описує процедури їх створення, підписання, обміну та зберігання.
2. Закон України "Про електронний цифровий підпис". Цей документ визначає правові основи використання електронного цифрового підпису, його види, а також процедури для його отримання та використання. Закон надає електронному підпису юридичну силу, що робить електронні документи, підписані ним, легітимними.
3. Законодавство у сфері захисту інформації. Важливою складовою електронного документообігу є дотримання вимог щодо захисту персональних даних і комерційної таємниці. Основним актом у цій сфері є Закон України "Про захист персональних даних", який регулює обробку та зберігання персональних даних у електронному вигляді.
4. Постанови та розпорядження уряду. В Україні також діють численні підзаконні акти, які деталізують і конкретизують норми законодавства. Ці документи можуть містити технічні вимоги до систем електронного документообігу, правила інтеграції з державними реєстрами та іншими інформаційними системами.
5. Національні стандарти. Для забезпечення єдності та якості електронного документообігу в Україні розроблені національні стандарти, які регламентують вимоги до формату електронних документів, їх структури, а також до процесів їх обробки.
Загалом, нормативна база електронного документообігу в Україні має на меті забезпечення правової визначеності та безпеки в сфері електронного документообігу, сприяючи впровадженню цифрових технологій у різні сфери діяльності та підвищуючи ефективність управлінських та бізнес-процесів.
Коли ЕДО є обов’язковим: податкова звітність, ПРРО, податкові накладні
Електронний документообіг (ЕДО) стає обов’язковим у кількох важливих аспектах, зокрема у сфері податкової звітності, використанні програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО) та складанні податкових накладних.
По-перше, щодо податкової звітності, з 2021 року певні категорії платників податків зобов'язані подавати звітність в електронному вигляді. Це стосується, зокрема, великих підприємств, які мають обов'язок звітувати за допомогою електронного кабінету платника податків. Переваги електронної звітності полягають у зменшенні паперових витрат, підвищенні швидкості обробки даних та зменшенні ймовірності помилок, пов'язаних із ручним введенням інформації.
По-друге, ПРРО, які запроваджені для спрощення процесу обліку розрахункових операцій, також вимагають обов'язкового використання електронних документів. Підприємці, що здійснюють розрахунки за допомогою ПРРО, зобов’язані формувати та передавати електронні чеки, що підтверджують здійснені розрахункові операції, до Державної податкової служби. Це допомагає підвищити прозорість розрахункових операцій і забезпечити контроль за дотриманням податкового законодавства.
По-третє, обов'язкове використання ЕДО також стосується складання податкових накладних. Згідно з податковим законодавством, платники ПДВ повинні формувати податкові накладні виключно в електронному вигляді, що забезпечує автоматичну обробку інформації та її подальшу передачу до податкових органів. Це дозволяє уникнути помилок, пов'язаних із паперовими документами, та спрощує процес контролю за податковими зобов'язаннями.
Таким чином, ЕДО стає невід'ємною частиною сучасної податкової системи, що забезпечує зручність, швидкість та ефективність взаємодії між підприємцями та фіскальними органами.
Добровільне vs. обов’язкове використання в інших сферах (кадрові документи, договори)
Добровільне та обов’язкове використання документів у сферах кадрових питань та укладання договорів має свої особливості, переваги та недоліки.
У сфері кадрових документів обов’язкове використання передбачає дотримання встановлених законодавством норм. Наприклад, підприємства зобов’язані вести документацію, що підтверджує трудові відносини, такі як трудові договори, накази про прийом на роботу, табелі обліку робочого часу та інші. Ці документи є необхідними для забезпечення прав працівників та контролю з боку державних органів. Вони слугують доказовою базою у разі виникнення трудових спорів або перевірок з боку інспекцій. Обов’язкове використання таких документів забезпечує правову захищеність як для роботодавця, так і для працівника.
На відміну від цього, добровільне використання документів може стосуватися додаткових угод, рекомендацій та інших форм документування, які не є обов’язковими за законодавством, але можуть бути вигідними для сторін. Наприклад, укладання угоди про конфіденційність або додаткові положення до трудового договору можуть бути оформлені за бажанням сторін. Такі документи можуть допомогти уточнити умови співпраці, проте їх відсутність не є підставою для юридичних наслідків.
У сфері укладання договорів обов’язкове використання також регулюється законодавством. Наприклад, для певних видів угод, таких як купівля-продаж нерухомості, потрібна нотаріальна форма, що забезпечує правову силу договору. Обов’язкове використання таких документів гарантує, що угода буде визнана дійсною і захищає інтереси сторін у разі виникнення конфліктів.
У той же час, добровільне використання в цій сфері може включати в себе укладання договорів, які не підпадають під обов’язкові вимоги, але можуть бути корисними для сторін. Такі угоди можуть містити специфічні умови, які відповідають інтересам сторін, наприклад, договори про партнерство або співпрацю. Це дозволяє сторонам мати більшу свободу у формулюванні умов, проте також може призвести до ризиків, якщо документи не будуть оформлені належним чином.
Отже, вибір між добровільним і обов’язковим використанням документів у кадрових питаннях та укладанні договорів залежить від конкретних потреб і обставин, однак дотримання законодавчих норм є критично важливим для забезпечення правової безпеки всіх учасників процесу.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Коли ЕДО стає обов’язковим у відносинах із контрагентами
Електронний документообіг (ЕДО) стає обов’язковим у відносинах із контрагентами з кількох причин, які регулюються законодавством України та іншими нормативно-правовими актами. Основні моменти, які слід врахувати, включають:
1. Законодавчі зміни: В Україні законодавство поступово переходить до обов’язкового використання електронних документів у бізнесі. Зокрема, відповідно до змін у Податковому кодексі та інших законодавчих актів, підприємства зобов’язані використовувати ЕДО для певних категорій документів, таких як рахунки-фактури, акти виконаних робіт та інші фінансові документи.
2. Державні замовлення: У випадках, коли підприємство бере участь у державних тендерах або замовленнях, використання електронного документообігу стає обов’язковим. Це передбачає подачу документів в електронному вигляді через спеціалізовані системи, наприклад, систему ProZorro.
3. Вимоги контрагентів: Деякі контрагенти можуть встановлювати власні умови, які передбачають обов’язкове використання ЕДО у співпраці. Це може бути зумовлено внутрішніми політиками компанії або вимогами щодо автоматизації процесів.
4. Зручність та ефективність: Хоча на перший погляд ЕДО може не бути обов’язковим для всіх контрагентів, багато підприємств переходять на електронний документообіг, щоб підвищити ефективність, зменшити витрати на папір і зберігання документів, а також прискорити обробку документів. Це може спонукати партнерів переходити на ЕДО, що в свою чергу може стати обов’язковим для всіх учасників угоди.
5. Контроль та аудит: Однією з причин переходу на ЕДО є вимоги контролюючих органів щодо прозорості фінансових операцій. Ведення електронного документообігу спрощує процес аудиту та забезпечує оперативний доступ до документів для перевірки.
Таким чином, обов’язковість використання електронного документообігу у відносинах із контрагентами визначається законодавчими вимогами, специфікою співпраці, а також загальними тенденціями у бізнес-середовищі, які сприяють диджиталізації процесів.
Вимоги до зберігання електронних документів: строки, архівування, контроль доступу
Зберігання електронних документів є важливою складовою управління інформацією в організаціях. Вимоги до зберігання електронних документів включають кілька ключових аспектів: строки зберігання, архівування та контроль доступу.
Строки зберігання електронних документів визначаються законодавством, внутрішніми регламентами організації та специфікою діяльності. Зазвичай, документи повинні зберігатися протягом певного періоду, що може варіюватися від декількох років до десятиліть. Наприклад, фінансові документи можуть підлягати зберіганню не менше ніж 5 років, тоді як деякі юридичні документи можуть вимагати зберігання до 30 років. Важливо, щоб організації розробили політику, яка чітко визначає строки зберігання для різних типів документів, а також забезпечували дотримання цих строків.
Архівування є наступним етапом у процесі зберігання електронних документів. Коли документи досягли свого терміну активного використання, їх слід архівувати для подальшого зберігання. Архівування передбачає перенесення документів у спеціально відведені архіви, де вони можуть зберігатися в зменшеному обсязі доступу та зниженою частотою використання. Архіви можуть бути фізичними (наприклад, на зовнішніх носіях) або віртуальними (наприклад, на хмарних сервісах). Важливо забезпечити, щоб архівовані документи були доступні для відновлення у разі потреби, а також мали належний рівень захисту від втрати або пошкодження.
Контроль доступу до електронних документів є критично важливим для забезпечення їхньої безпеки та конфіденційності. Організації повинні впроваджувати системи контролю доступу, які регулюють, хто може переглядати, редагувати або видаляти документи. Це може включати використання паролів, шифрування, а також ролей та прав доступу для різних категорій співробітників. Важливо також вести журнали доступу, які фіксують, хто і коли отримував доступ до документів, що допомагає виявляти можливі порушення та забезпечувати відповідність вимогам законодавства.
Врахування цих вимог дозволяє організаціям ефективно управляти електронними документами, забезпечувати їхню безпеку та відповідність правовим нормам.
Чи можна уникнути ЕДО: наслідки для бізнесу
Електронний документообіг (ЕДО) стає все більш популярним і необхідним елементом сучасного бізнес-середовища. Уникнути його застосування можливо, проте це може мати серйозні наслідки для компанії.
По-перше, відмова від ЕДО може призвести до значних витрат часу і ресурсів на обробку паперових документів. Це включає в себе витрати на друк, зберігання, доставку і обробку документів, що може суттєво збільшити операційні витрати. У той час як автоматизація процесів за допомогою ЕДО дозволяє зменшити ці витрати, ручна обробка може стати важким тягарем для компанії.
По-друге, відсутність електронного документообігу може негативно позначитися на швидкості реагування на зміни в ринку та потреби клієнтів. У сучасному світі важливо мати можливість швидко адаптуватися до нових умов, і ЕДО дозволяє оперативно обмінюватися інформацією, що є критично важливим у конкурентному середовищі.
Крім того, компанії, які не впроваджують ЕДО, ризикують втратити конкурентні переваги. Багато партнерів і постачальників вже переходять на електронний документообіг, і ті, хто залишається на паперових формах, можуть бути втрачені для нових бізнес-можливостей. Співпраця з партнерами, які використовують ЕДО, може стати складнішою, оскільки це може вимагати додаткових зусиль для інтеграції.
Не менш важливим є питання безпеки. Електронний документообіг зазвичай забезпечує вищий рівень захисту даних, ніж паперові документи. Втрата або пошкодження паперових документів може призвести до серйозних юридичних і фінансових проблем. Використання ЕДО дозволяє зберігати інформацію в цифровому форматі з належними заходами безпеки, такими як шифрування та резервне копіювання.
Звичайно, для деяких малих бізнесів або підприємств, які працюють у специфічних нішах, може бути доцільно продовжувати використовувати традиційні методи документообігу. Проте, варто ретельно зважити всі можливі наслідки та ризики, які можуть виникнути в результаті такої відмови. У довгостроковій перспективі адаптація до електронного документообігу може виявитися вигіднішою і забезпечить стійкість бізнесу в умовах змінюваного ринку.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!