Міфи та правда про е-ТТН
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Міф: «Е-ТТН складніше заповнювати, ніж паперові». — правда про автоматизацію та шаблони.
Міф про те, що електронні товарно-транспортні накладні (Е-ТТН) складніше заповнювати, ніж їхні паперові аналоги, часто виникає через недостатнє розуміння процесу автоматизації та використання шаблонів. Насправді, процес заповнення Е-ТТН може бути не лише простішим, а й значно ефективнішим завдяки кільком ключовим аспектам.
По-перше, автоматизація значно зменшує кількість ручних операцій. У випадку з паперовими накладними, кожен раз при заповненні потрібно вводити однакову інформацію, що може призводити до помилок і затримок. Е-ТТН дозволяє налаштувати шаблони, які автоматично заповнюють повторювані поля, зокрема дані про вантаж, відправника та отримувача. Це не лише економить час, але й знижує ризик людських помилок.
По-друге, електронні системи часто мають вбудовані перевірки на коректність введених даних. Це означає, що якщо ви намагаєтеся ввести неправильну інформацію, система миттєво сповіщає вас про це. У паперових накладних таких перевірок не існує, і помилки можуть бути виявлені лише після їх заповнення, що ускладнює процес.
Крім того, Е-ТТН забезпечують легкий доступ до інформації. Усі дані зберігаються в електронному форматі, що дозволяє швидко їх знаходити та редагувати. У випадку з паперовими документами потрібно шукати папку з документами, що може займати багато часу. У разі потреби, Е-ТТН можна легко переслати через електронну пошту або інші канали зв’язку, що значно спрощує комунікацію між учасниками процесу.
Також варто зазначити, що багато сервісів пропонують інтуїтивно зрозумілі інтерфейси для роботи з Е-ТТН, що робить процес заповнення простішим навіть для тих, хто не має великого досвіду в роботі з електронними документами. Більшість платформ надають навчальні ресурси та підтримку, що допомагає користувачам швидко адаптуватися.
Таким чином, з розвитком технологій та впровадженням автоматизованих систем, заповнення Е-ТТН насправді виявляється не лише простішим, але й більш ефективним, ніж заповнення традиційних паперових документів. Це спростить роботу логістичних компаній і перевізників, зменшить адміністративні витрати та підвищить загальну продуктивність.
Міф: «Е-ТТН не має юридичної сили». — правові підстави та законодавче регулювання.
Міф про те, що електронна товарно-транспортна накладна (Е-ТТН) не має юридичної сили, є поширеним непорозумінням, яке часто виникає через недостатнє знання чинного законодавства. В Україні правові підстави для використання Е-ТТН закріплені у низці нормативно-правових актів, які засвідчують їх легітимність та юридичну силу.
По-перше, важливо відзначити, що поняття електронного документообігу регулюється Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг". Цей закон встановлює правові основи для використання електронних документів, зокрема, підтверджує, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і їх паперові аналоги, за умови, що вони відповідають вимогам законодавства.
По-друге, з 1 серпня 2021 року в Україні запроваджено використання Е-ТТН у рамках реформи, що стосується спрощення процедур перевезення вантажів. Відповідно до змін у Податковому кодексі та інших нормативних актах, електронна товарно-транспортна накладна визнається офіційним документом, що підтверджує факт перевезення вантажу. Цей документ підлягає обов'язковій реєстрації в електронному вигляді, що забезпечує його легітимність.
Крім того, варто зазначити, що відповідно до законодавства, електронна накладна повинна містити всі необхідні реквізити, такі як дані про відправника, одержувача, опис вантажу та інші важливі деталі. Це забезпечує можливість контролю та підтвердження інформації, аналогічно до паперових накладних.
Також, важливу роль у підтвердженні юридичної сили Е-ТТН відіграє практика судових розглядів, де електронні документи вже неодноразово визнавались судом як дійсні та доказові, якщо вони відповідають встановленим вимогам. Це підтверджує, що судова система визнає електронні документи на рівні з традиційними.
З огляду на вищезазначене, можна з упевненістю стверджувати, що Е-ТТН має юридичну силу та є легітимним інструментом для ведення бізнесу в Україні. Впровадження електронної накладної не лише спрощує документообіг, а й підвищує ефективність та прозорість у сфері вантажних перевезень.
Міф: «Е-ТТН не контролює податкова». — реальність моніторингу ДПС.
Міф про те, що електронна транспортна накладна (Е-ТТН) не підлягає контролю з боку податкової служби, є омана, яка потребує детального розгляду. На сьогоднішній день Державна податкова служба (ДПС) активно впроваджує механізми моніторингу та контролю за використанням Е-ТТН, щоб забезпечити прозорість і законність в сфері перевезень.
По-перше, Е-ТТН, як електронний документ, має певні вимоги до оформлення та подання. Всі дані, що містяться в Е-ТТН, є доступними для перегляду податковими органами, що дозволяє їм здійснювати контроль за дотриманням податкового законодавства. ДПС може перевіряти правильність заповнення накладних, відповідність зазначених даних реальному переміщенню товарів, а також наявність усіх необхідних супровідних документів.
По-друге, система електронних накладних інтегрована з іншими інформаційними системами, що належать ДПС. Це дозволяє здійснювати автоматичний аналіз даних, виявляти потенційні порушення та неправомірні дії. Наприклад, якщо накладна оформлена на товари, які не відповідають фактичним обсягам перевезення, або якщо відсутня відповідна документація, податкова служба може оперативно реагувати на такі ситуації.
Крім того, застосування Е-ТТН сприяє зменшенню тіньового обігу товарів. Завдяки електронній фіксації перевезень, зростає ймовірність виявлення схем ухилення від сплати податків. ДПС має можливість проводити рейдові перевірки, зокрема на місцях, де здійснюється перевезення вантажів, для виявлення порушників.
Необхідно також зазначити, що контроль з боку ДПС не обмежується лише перевірками. Податкова служба проводить роз’яснювальну роботу серед підприємців, надаючи рекомендації щодо правильного оформлення Е-ТТН, що в свою чергу зменшує ризики виникнення помилок і шахрайства.
Отже, міф про відсутність контролю з боку податкової служби щодо Е-ТТН є хибним. Реальність показує, що ДПС активно використовує цю технологію для моніторингу, контролю та забезпечення дотримання податкового законодавства, що в свою чергу сприяє формуванню прозорого та легального бізнес-середовища.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Міф: «Потрібно зберігати і паперову, і електронну ТТН». — оптимальні практики зберігання.
Зберігання товарно-транспортних накладних (ТТН) є важливим аспектом ведення бізнесу, особливо в сфері логістики та торгівлі. Існує міф, що для забезпечення належного обліку та контролю необхідно зберігати як паперові, так і електронні версії ТТН. Але насправді оптимальні практики зберігання можуть бути значно простішими та ефективнішими.
По-перше, важливо враховувати юридичні вимоги. В Україні, згідно з законодавством, електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, при умові, що вони підписані електронним цифровим підписом (ЕЦП). Це означає, що підприємства можуть обмежитися зберіганням лише електронних версій ТТН, що значно спрощує процес обліку.
По-друге, зберігання електронних ТТН має ряд переваг. По-перше, електронні документи займають менше фізичного простору, що особливо важливо для компаній з великим обсягом документації. По-друге, електронні системи управління документами дозволяють швидко знаходити потрібні ТТН за допомогою пошуку, що знижує час на обробку запитів.
Однак, якщо підприємство вирішує зберігати паперові версії, важливо дотримуватись певних правил. Паперові ТТН повинні зберігатися в чистому, сухому і захищеному від вологи приміщенні. Рекомендується організувати архів з документами за певною системою (наприклад, за датами або номерами накладних), що полегшить їх подальший пошук.
Також важливо звертати увагу на терміни зберігання документів. Згідно з законодавством, термін зберігання ТТН складає п’ять років. Тому компаніям слід планувати регулярну перевірку та утилізацію застарілих документів, що дозволить зменшити обсяг архіву і уникнути перевантаження.
Крім того, важливо забезпечити резервне копіювання електронних ТТН. Це дозволить уберегтися від втрати даних у разі технічних збоїв чи кібератак. Рекомендується використовувати хмарні рішення для зберігання, які забезпечать доступ до документів з будь-якого місця та захистять їх від несанкціонованого доступу.
Таким чином, зберігання ТТН може бути ефективним і зручним, якщо дотримуватись сучасних стандартів і практик. Вибір між паперовими та електронними версіями залежить від специфіки бізнесу, але електронний формат стає все більш популярним і зручним для ведення документації.
Міф: «Е-ТТН підходить тільки великим компаніям». — приклади для малого та середнього бізнесу.
Міф про те, що електронна товарно-транспортна накладна (Е-ТТН) підходить лише великим компаніям, є хибним. Насправді, Е-ТТН може бути надзвичайно корисною і для малого та середнього бізнесу. Ось кілька прикладів, які ілюструють, як малий і середній бізнес може ефективно використовувати Е-ТТН.
По-перше, Е-ТТН істотно спрощує процес документообігу. Для малих компаній, які часто працюють з обмеженими ресурсами, автоматизація цього процесу може зекономити чимало часу і зусиль. Наприклад, невелика логістична компанія може використовувати Е-ТТН для швидкого оформлення перевезень без необхідності друку паперових документів, що зменшує затримки і ризики помилок.
По-друге, використання Е-ТТН знижує витрати на оформлення документів. Для малого бізнесу, де кожна копійка на рахунку, економія на канцелярських витратах, таких як папір, чорнила, а також витрати на зберігання та архівування, може бути суттєвою. Наприклад, невелика компанія з доставки може значно зменшити витрати на логістику, перейшовши на електронний документообіг.
Крім того, Е-ТТН забезпечує більшу прозорість і контроль за вантажами. Малий бізнес може легко відстежувати свої вантажі, перевіряти статус доставки і швидко реагувати на можливі проблеми. Наприклад, підприємство, що займається продажем товарів онлайн, може за допомогою Е-ТТН швидко отримувати інформацію про місцезнаходження замовлень, що підвищує рівень обслуговування клієнтів.
Також варто зазначити, що впровадження Е-ТТН може відкрити нові можливості для малого і середнього бізнесу, зокрема, для співпраці з великими замовниками, які вимагають електронного документообігу. Наприклад, постачальник продуктів харчування, який використовує Е-ТТН, може стати більш привабливим для великих роздрібних мереж, що дозволить йому розширити свою клієнтську базу.
Нарешті, впровадження сучасних технологій, таких як Е-ТТН, може покращити імідж компанії. Споживачі все більше цінують підприємства, які використовують інноваційні рішення. Малий бізнес, що впроваджує Е-ТТН, демонструє свою готовність до змін і адаптації до нових умов, що може позитивно вплинути на його репутацію на ринку.
Таким чином, Е-ТТН є вигідним інструментом не лише для великих компаній, а й для малого та середнього бізнесу, надаючи їм можливість оптимізувати процеси, знижувати витрати, покращувати обслуговування клієнтів та підвищувати конкурентоспроможність.
Міф: «Помилки в е-ТТН неможливо виправити». — порядок внесення уточнень і виправлень.
Міф про те, що помилки в електронній товарно-транспортній накладній (е-ТТН) неможливо виправити, є поширеним, але насправді це не так. Важливо знати, що порядок внесення уточнень і виправлень у е-ТТН регулюється певними правилами, які дозволяють коригувати помилки в документі.
По-перше, якщо під час заповнення е-ТТН виникли помилки, їх можна виправити шляхом подання уточнюючої накладної. Для цього потрібно створити нову е-ТТН з правильними даними, в якій зазначається, що вона є уточнюючою. У такій накладній слід вказати номер і дату первинної е-ТТН, яка потребує коригування. Це дозволяє зберегти зв'язок між документами і уникнути плутанини.
По-друге, у разі виявлення помилки після того, як е-ТТН була вже передана та зареєстрована, важливо діяти якомога швидше. У деяких випадках, якщо помилка не суттєва (наприклад, невірна адреса або помилкове зазначення кількості товару), її можна виправити без створення нової накладної. Для цього слід звернутися до служби підтримки або відповідального органу, який займається обробкою е-ТТН, і дотримуватися їхніх рекомендацій.
Крім того, важливо зазначити, що всі зміни повинні бути документально зафіксовані, а також узгоджені з усіма сторонами, що беруть участь у перевезенні товару. Це включає перевізника, вантажовласника та інших учасників, які можуть бути задіяні у процесі.
Нарешті, для уникнення помилок у майбутньому рекомендується проводити ретельну перевірку всіх даних перед подачею е-ТТН. Використання автоматизованих систем обліку та контролю може суттєво зменшити ризики виникнення помилок.
Отже, хоча помилки в е-ТТН можуть бути неприємністю, вони не є фатальними, і існує чіткий порядок їх виправлення. З правильними діями та своєчасним реагуванням, можна уникнути багатьох проблем, пов’язаних із документами на перевезення товарів.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!