Строки зберігання електронних документів
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Законодавчі вимоги щодо термінів зберігання електронних первинних документів.
Законодавчі вимоги щодо термінів зберігання електронних первинних документів в Україні регулюються кількома нормативно-правовими актами, які встановлюють правила для організацій та підприємств, що використовують електронний документообіг. Згідно з законодавством, терміни зберігання електронних документів можуть варіюватися в залежності від їхньої природи, виду та призначення.
По-перше, основним нормативним документом, що визначає правила зберігання документів, є Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". Цей закон встановлює, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і їхні паперові аналоги, за умови дотримання певних вимог, зокрема, щодо їхньої ідентифікації, цілісності та доступності.
По-друге, терміни зберігання електронних первинних документів також регулюються постановою Кабінету Міністрів України, яка визначає конкретні строки для різних видів документів. Наприклад, для бухгалтерських документів, таких як первинні звіти, накладні, рахунки-фактури, термін зберігання становить 3 роки. Для документів, що стосуються трудових відносин, таких як трудові книжки або договори, термін зберігання може бути довшим — до 75 років.
Крім того, важливо враховувати, що підприємства можуть самостійно розробляти внутрішні регламенти, які деталізують правила зберігання документів, проте ці регламенти не можуть суперечити чинному законодавству. Вони повинні містити чіткі положення щодо відповідальності за дотримання термінів зберігання, а також порядок знищення документів після закінчення терміну їх зберігання.
Також слід зазначити, що в умовах цифровізації та переходу на електронний документообіг, підприємства повинні забезпечити належний рівень захисту електронних документів, щоб уникнути їх втрати або несанкціонованого доступу. Це включає в себе використання засобів шифрування, регулярне резервне копіювання даних та дотримання інших заходів безпеки.
Врахування цих вимог є необхідним не тільки для дотримання законодавства, але й для забезпечення ефективного управління інформацією в організації. Таким чином, правильне ведення обліку термінів зберігання електронних первинних документів є важливим елементом управлінського контролю та внутрішньої політики підприємства.
Відмінності строків для бухгалтерських, кадрових та податкових документів.
Відмінності строків для бухгалтерських, кадрових та податкових документів є важливим аспектом ведення бізнесу, оскільки кожен з цих типів документів підлягає різним вимогам та термінам зберігання, обробки і подання.
Бухгалтерські документи, до яких належать бухгалтерські звіти, первинні документи, платіжні доручення тощо, мають свої специфічні строки зберігання. В Україні, відповідно до законодавства, бухгалтерські документи повинні зберігатися не менше ніж 3 роки після закінчення звітного року, до якого вони стосуються. Це дозволяє підприємству мати можливість здійснювати перевірки та аналізи фінансової діяльності, а також відповідати на запити контролюючих органів.
Кадрові документи, які включають особисті справи працівників, трудові книжки, накази про прийом, переведення та звільнення, також мають свої терміни зберігання. Згідно з законодавством України, кадрові документи повинні зберігатися не менше 75 років. Це зумовлено необхідністю забезпечення прав працівників, а також можливістю підтвердження трудового стажу для отримання пенсійних виплат.
Податкові документи, до яких відносяться податкові декларації, розрахунки, акти перевірок тощо, мають окремі строки зберігання, визначені Податковим кодексом України. Згідно з нормами, такі документи повинні зберігатися протягом 1095 днів (3 років) з моменту подання декларації або розрахунку. Це забезпечує можливість контролю за дотриманням податкового законодавства і дозволяє податковим органам проводити перевірки за необхідності.
Крім того, важливо зазначити, що строки зберігання документів можуть змінюватися в залежності від специфіки підприємства, галузі або специфічних умов ведення бізнесу. Тому компаніям рекомендується регулярно перевіряти актуальність інформації та дотримуватися вимог законодавства, щоб уникнути штрафних санкцій та інших негативних наслідків.
Методи безпечного архівування електронних документів (локально та у хмарі).
Безпечне архівування електронних документів є критично важливим аспектом управління інформацією, яке забезпечує збереження даних, їх доступність та конфіденційність. Методи архівування можуть варіюватися залежно від того, чи здійснюється це локально, чи у хмарі.
Локальне архівування
1. Шифрування даних: Перед архівуванням важливо зашифрувати документи, використовуючи надійні алгоритми, такі як AES (Advanced Encryption Standard). Це захистить вміст документів від несанкціонованого доступу, навіть якщо фізичний носій потрапить до рук зловмисників.
2. Регулярне резервне копіювання: Важливо створювати резервні копії документів на регулярній основі. Це може бути щоденне, тижневе або місячне копіювання, залежно від важливості та обсягу даних. Копії слід зберігати на різних носіях (жорсткі диски, флешки, DVD) та в різних фізичних місцях.
3. Використання надійних носіїв: Для локального архівування слід використовувати якісні та надійні носії, які мають тривалий термін служби. Вибір між SSD та HDD залежить від вимог до швидкості доступу та обсягу зберігання.
4. Контроль доступу: Необхідно обмежити доступ до архівованих документів. Це можна зробити за допомогою паролів, фізичних замків на носіях та системи ролей для користувачів, які мають доступ до документів.
5. Регулярна перевірка цілісності даних: Слід періодично перевіряти архівовані документи на наявність пошкоджень або втрат. Це може включати використання контрольних сум або інших методів верифікації.
Архівування у хмарі
1. Вибір надійного постачальника: Важливо обрати постачальника хмарних послуг з високим рівнем безпеки, який пропонує шифрування даних, як на етапі передавання, так і при зберіганні. Перевагою може бути використання добре відомих платформ, таких як Google Drive, Dropbox або спеціалізованих рішень для бізнесу.
2. Шифрування перед передаванням: Перед завантаженням документів у хмару, їх слід зашифрувати. Це може бути реалізовано за допомогою програмного забезпечення для шифрування, яке забезпечує додатковий рівень безпеки.
3. Двофакторна аутентифікація: Використання двофакторної аутентифікації при вході в хмарний сервіс підвищує безпеку, оскільки додає додатковий рівень захисту, вимагаючи підтвердження ідентичності користувача.
4. Політики доступу та управління правами: Необхідно встановити чіткі політики доступу для користувачів, які мають доступ до документів у хмарі. Це включає визначення ролей та прав, а також контроль за тим, хто може редагувати, переглядати або ділитися документами.
5. Регулярні резервні копії: Хоча багато хмарних сервісів забезпечують автоматичне резервне копіювання, варто додатково зберігати копії важливих документів на локальних носіях або в інших хмарних сервісах для забезпечення їхньої цілісності та доступності.
6. Моніторинг активності: Багато хмарних рішень надають можливість моніторингу активності користувачів. Це дозволяє виявляти підозрілі дії та своєчасно реагувати на потенційні загрози.
Систематичне використання цих методів забезпечить надійне та безпечне архівування електронних документів, зменшуючи ризик їх втрати чи компрометації.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Підписання та контроль цілісності документів протягом терміну зберігання.
Підписання та контроль цілісності документів протягом терміну зберігання є важливими аспектами управління документами, які забезпечують їх законність, достовірність і захищеність.
По-перше, підписання документів є ключовим етапом їх легітимації. У більшості випадків, для підтвердження справжності документа, на ньому має бути присутній підпис уповноваженої особи. Це може бути як фізичний підпис, так і електронний, що відповідає вимогам відповідного законодавства. Важливо забезпечити, щоб підписані документи зберігалися в безпечному місці, яке виключає можливість їх несанкціонованого доступу або зміни.
По-друге, контроль цілісності документів передбачає вжиття заходів для запобігання їх пошкодженню чи несанкціонованій модифікації. Це може бути реалізовано за допомогою різних технологій, зокрема цифрових підписів та шифрування. Цифрові підписи дозволяють перевірити, чи не було змінено зміст документа після його підписання, що є критично важливим у випадках, коли документ має юридичну силу.
Третім аспектом є регулярний моніторинг стану документів протягом їх терміну зберігання. Це включає перевірку фізичних копій на предмет зносу, пошкоджень або втрати, а також контроль електронних документів на предмет їх доступності та цілісності. Для електронних документів важливо проводити регулярні резервні копії та використовувати системи управління версіями, щоб можна було відновити документи у разі їх пошкодження.
Також варто враховувати законодавчі та нормативні вимоги, які регламентують зберігання та підписання документів в конкретній країні чи галузі. Це допоможе уникнути правових наслідків і забезпечити відповідність всім необхідним стандартам.
Загалом, підписання та контроль цілісності документів є невід’ємною частиною ефективного управління документами, яка забезпечує їх надійність і відповідність вимогам. Це не лише захищає організацію від можливих юридичних ризиків, але й підвищує довіру до документів з боку клієнтів і партнерів.
Порядок утилізації або видалення документів після закінчення терміну зберігання.
Порядок утилізації або видалення документів після закінчення терміну зберігання є важливою складовою управління документами в будь-якій організації. Перш ніж перейти до практичних кроків, слід зазначити, що утилізація документів повинна відповідати вимогам законодавства та внутрішнім політикам організації.
1. Оцінка терміну зберігання: Кожен тип документа має свій визначений термін зберігання, який встановлюється відповідно до законодавства, регуляторних вимог і внутрішніх політик. Перед утилізацією необхідно перевірити, чи дійсно закінчився термін зберігання документа.
2. Категоризація документів: Документи слід класифікувати за рівнем конфіденційності та значущості. Наприклад, фінансові документи, контракти, особисті дані співробітників потребують особливої уваги і мають бути утилізовані відповідним чином.
3. Рішення про утилізацію: Після оцінки терміну зберігання і категоризації документів, необхідно ухвалити рішення про їх утилізацію. Це може включати обговорення з відповідальними особами або комісією, що займається управлінням документами.
4. Методи утилізації: Вибір методу утилізації залежить від типу документів. Для паперових документів зазвичай використовують такі методи, як:
- Знищення через подрібнення: Використання шредерів для подрібнення документів, що містять конфіденційну інформацію.
- Спалювання: У деяких випадках документи можуть бути спалені у спеціально облаштованих місцях.
- Переробка: Якщо документи не містять чутливої інформації, їх можна переробити.
5. Документування процесу: Важливо вести облік всіх документів, що підлягають утилізації. Це може включати складання акту про знищення, у якому зазначаються назви документів, дати їх знищення, методи утилізації, а також підписи відповідальних осіб.
6. Контроль за утилізацією: Здійснення контролю за процесом утилізації є важливим етапом. Це може включати перевірку правильності виконання процедури, а також забезпечення дотримання всіх стандартів конфіденційності.
7. Зберігання інформації про утилізацію: Після завершення процесу утилізації важливо зберегти інформацію про це на випадок можливих перевірок або запитів з боку контролюючих органів. Зберігайте документи, що підтверджують факт утилізації, протягом визначеного часу.
Дотримання цього порядку дозволяє організації не лише відповідати вимогам законодавства, а й забезпечити захист конфіденційної інформації та оптимізувати управління документами.
Практичні поради для автоматизації зберігання та пошуку електронних документів.
Автоматизація зберігання та пошуку електронних документів може значно підвищити ефективність роботи компанії, зменшити час, витрачений на адміністрування, та знизити ризики, пов'язані з втратою важливої інформації. Ось кілька практичних порад, які можуть допомогти у цьому процесі:
1. Вибір системи управління документами (DMS): Оберіть програмне забезпечення, яке відповідає потребам вашої організації. Системи DMS пропонують різноманітні функції, такі як управління версіями, контроль доступу, автоматичне архівування тощо. Зверніть увагу на можливості інтеграції з іншими системами, які ви вже використовуєте.
2. Стандартизація форматів і назв файлів: Створіть єдину систему найменування файлів, яка включає дати, категорії та ключові слова. Це полегшить пошук документів у майбутньому. Наприклад, можна використовувати формат "Рік_Місяць_Категорія_Назва".
3. Використання метаданих: Додайте метадані до документів, що містять важливу інформацію про вміст, автора, дату створення та категорію. Це значно спростить пошук документів за певними критеріями.
4. Автоматизація процесів: Використовуйте сценарії або робочі процеси для автоматизації рутинних завдань, таких як завантаження документів, їх класифікація та архівування. Це дозволить зекономити час і зменшити ймовірність помилок.
5. Регулярне резервне копіювання: Забезпечте регулярне резервне копіювання всіх електронних документів. Використовуйте як локальні, так і хмарні рішення для зберігання резервних копій, щоб мати можливість відновити дані у разі втрати.
6. Контроль доступу: Налаштуйте права доступу до документів на основі ролей співробітників. Це забезпечить безпеку та конфіденційність чутливої інформації, а також запобігатиме несанкціонованому доступу.
7. Навчання співробітників: Проведіть навчальні сесії для співробітників щодо використання нової системи зберігання та пошуку документів. Забезпечте доступ до інструкцій та підтримки, щоб вони могли швидко адаптуватися до нових технологій.
8. Моніторинг та вдосконалення: Регулярно оцінюйте ефективність вашої системи автоматизації. Збирайте зворотний зв’язок від користувачів та вносіть зміни для покращення функціональності та зручності користування.
9. Інтеграція з іншими системами: Якщо у вас вже є інші системи управління проектами або CRM, розгляньте можливість інтеграції з ними. Це дозволить забезпечити безперервний потік інформації та зменшити дублювання даних.
10. Використання технологій штучного інтелекту: Досліджуйте можливості впровадження технологій штучного інтелекту для автоматизації пошуку документів. Наприклад, системи на основі машинного навчання можуть допомогти в автоматичній класифікації документів та покращенні результатів пошуку.
Впровадження цих порад дозволить вам значно спростити управління електронними документами, зробити їх зберігання та пошук більш ефективними, а також зменшити ризики, пов'язані з обробкою інформації.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!