ЕДО в Україні: що дозволено законом
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Законодавча база електронного документообігу в Україні
Законодавча база електронного документообігу в Україні складається з ряду нормативно-правових актів, які регулюють використання електронних документів, електронного підпису та організацію електронного документообігу в державних і приватних структурах. Основними нормативними актами, що визначають правові основи електронного документообігу, є:
1. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" (2015 року): цей закон є основоположним у сфері електронного документообігу. Він визначає терміни, принципи та основні вимоги до електронних документів, їхній статус та юридичну силу. Закон також регулює питання, пов’язані з електронним підписом, зокрема, його видачу, використання та визнання.
2. Закон України "Про електронний цифровий підпис" (2010 року): цей закон встановлює правові засади використання електронного цифрового підпису, який є одним із основних засобів забезпечення автентичності та цілісності електронних документів. Закон визначає органи, які уповноважені видавати сертифікати електронного підпису, а також порядок їхньої реєстрації та використання.
3. Порядки та інші нормативні акти: для реалізації вищезазначених законів ухвалюються різноманітні підзаконні акти, інструкції і постанови. Це можуть бути, наприклад, постанови Кабінету Міністрів України, що регулюють конкретні аспекти електронного документообігу в державних органах.
4. Законодавство у сфері захисту персональних даних: оскільки електронний документообіг часто пов'язаний з обробкою персональних даних, важливим є дотримання вимог Закону України "Про захист персональних даних". Цей закон регулює обробку, зберігання та захист особистої інформації, що міститься в електронних документах.
5. Інші міжнародні та національні стандарти: Україна також бере до уваги міжнародні стандарти та рекомендації у сфері електронного документообігу, такі як рекомендації ЮНЕСКО та інших міжнародних організацій, що сприяють гармонізації електронного документообігу на глобальному рівні.
Ці нормативно-правові акти створюють правову основу для функціонування електронного документообігу в Україні, забезпечуючи правову визначеність і безпеку для учасників процесу. Важливо зазначити, що законодавство в цій сфері постійно вдосконалюється, адаптуючись до нових технологічних умов і міжнародних стандартів.
Які документи дозволено оформлювати лише в електронній формі
В Україні існує ряд документів, які дозволено оформлювати виключно в електронній формі. Це пов'язано з розвитком цифрових технологій і прагненням до спрощення адміністративних процедур, покращення доступу до державних послуг та зменшення бюрократії. Нижче наведено кілька основних категорій документів, які можуть бути оформлені виключно в електронному вигляді:
1. Податкові декларації: Згідно з українським законодавством, фізичні та юридичні особи зобов'язані подавати податкові декларації в електронному вигляді через спеціальні електронні сервіси Державної податкової служби. Це дозволяє спростити процес подачі та обробки документів.
2. Заяви на отримання адміністративних послуг: Багато адміністративних послуг, таких як реєстрація бізнесу, отримання ліцензій або дозволів, можна оформити тільки через електронні портали. Це передбачає подачу заяви в електронному вигляді, що значно скорочує час обробки.
3. Соціальні виплати та субсидії: Для отримання різноманітних соціальних виплат, у тому числі субсидій на житлово-комунальні послуги, заяви повинні подаватися в електронній формі через спеціалізовані платформи, такі як Портал Державних послуг.
4. Судові документи: В рамках електронного судочинства в Україні, деякі документи, такі як позови, апеляції та інші процесуальні документи, можуть подаватися лише в електронному вигляді через електронний суд.
5. Трудові договори: В останні роки в Україні активно запроваджується практика укладання трудових договорів в електронному форматі. Це дозволяє спростити процедуру оформлення працівників, зменшуючи використання паперових документів.
6. Реєстраційні дії з нерухомістю: Деякі дії, пов'язані з реєстрацією прав на нерухоме майно, можуть бути здійснені тільки через електронні сервіси, що забезпечує прозорість і швидкість процесу.
7. Електронні довірчі послуги: Оформлення електронних довірчих послуг, таких як електронні підписи та печатки, також відбувається виключно в електронному вигляді, що є необхідним для забезпечення юридичної сили електронних документів.
Таким чином, впровадження електронних форм документів сприяє зручності, швидкості та ефективності у взаємодії громадян і бізнесу з державними структурами. Електронізація процесів також допомагає зменшити використання паперових документів, що є важливим кроком до екологічнішої політики.
Чи можна вести бухгалтерський і кадровий облік виключно в електронному вигляді
Ведення бухгалтерського і кадрового обліку виключно в електронному вигляді стало реальністю завдяки розвитку технологій та впровадженню сучасних програмних рішень. Сьогодні більшість підприємств переходять на електронні системи обліку, оскільки це забезпечує ряд переваг.
По-перше, електронний облік спрощує процес обробки даних. Використання спеціалізованого програмного забезпечення дозволяє автоматизувати багато рутинних завдань, таких як розрахунок заробітної плати, ведення обліку витрат і доходів, формування звітності тощо. Це значно знижує ймовірність помилок, пов'язаних із ручним введенням даних.
По-друге, електронний облік забезпечує швидкий доступ до інформації. Усі дані зберігаються в одному місці, що дозволяє оперативно знаходити необхідну інформацію, аналізувати її та приймати обґрунтовані рішення. Це особливо важливо в умовах швидко змінюваного бізнес-середовища, де час може мати вирішальне значення.
Крім того, електронний облік спрощує виконання вимог законодавства. Багато програм автоматично оновлюються відповідно до змін у податковому або трудовому законодавстві, що дозволяє уникнути штрафів за несвоєчасну подачу звітності або неправильне ведення обліку.
Важливим аспектом є також збереження документів. Електронні системи обліку забезпечують можливість зберігання великих обсягів інформації в електронному вигляді, що зменшує потребу в фізичних архівах. Це не лише економить місце, але й спрощує доступ до документів у разі їх необхідності.
Проте, варто зазначити, що ведення бухгалтерського і кадрового обліку в електронному вигляді вимагає забезпечення належного рівня кібербезпеки. Захист інформації від несанкціонованого доступу, втрати або пошкодження даних є критично важливим. Тому підприємствам слід інвестувати в технології безпеки та навчати співробітників основам інформаційної безпеки.
Отже, ведення бухгалтерського і кадрового обліку виключно в електронному вигляді є не лише можливим, а й вигідним, якщо дотримуватися відповідних стандартів безпеки та ефективно використовувати доступні технології.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Вимоги до електронного підпису (КЕП) згідно із законом
Згідно з законодавством України, електронний підпис (КЕП) є важливим елементом електронної взаємодії між суб'єктами господарювання, державними органами та громадянами. Він надає можливість засвідчувати документи та угоди в електронному вигляді, підвищуючи їх легітимність та юридичну силу. Основні вимоги до КЕП визначені Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" та Законом України "Про електронні довірчі послуги".
По-перше, електронний підпис має бути створений за допомогою кваліфікованих засобів електронного підпису, які відповідають вимогам, установленим національними стандартами. Це означає, що для генерації електронного підпису необхідно використовувати сертифіковане програмне забезпечення та апаратні засоби, що забезпечують належний рівень безпеки.
По-друге, кваліфікований електронний підпис повинен бути підписаний сертифікатом відкритого ключа, виданим акредитованим центром сертифікації ключів. Сертифікат повинен містити інформацію про особу, яка підписує, а також підтверджувати дійсність відкритого ключа.
По-третє, електронний підпис повинен бути створений у такий спосіб, щоб будь-які зміни в підписаному документі були легко виявлені. Це означає, що підпис має бути прив'язаний до конкретного документа, і в разі його зміни підпис стає недійсним.
По-четверте, важливою вимогою є ідентифікація особи, яка підписує документ. Це може бути реалізовано через використання електронного підпису, що підтверджує особу підписувача, або шляхом інтеграції з системами, що підтверджують особу.
По-п'яте, електронний підпис повинен відповідати міжнародним стандартам, що регулюють використання електронних підписів, зокрема стандартам ISO/IEC 27001 для систем управління інформаційною безпекою.
Усі ці вимоги забезпечують високий рівень безпеки та надійності електронного підпису, що є необхідним для забезпечення довіри до електронних документів і послуг у цифровій економіці.
Термін зберігання електронних документів і їх правовий статус
Термін зберігання електронних документів залежить від типу документа, його значення для організації та вимог законодавства. В Україні, як і в багатьох інших країнах, законодавство визначає конкретні терміни зберігання різних категорій документів. Наприклад, податкові документи, фінансові звіти та документи, пов’язані з трудовими відносинами, можуть мати різні терміни зберігання, які коливаються від 3 до 10 років. Важливо дотримуватися цих термінів, оскільки організація може бути зобов'язана надавати ці документи в разі перевірок або судових розглядів.
Правовий статус електронних документів регулюється законодавством про електронний документообіг. В Україні, відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови, що вони відповідають вимогам щодо формату, підпису та зберігання. Це означає, що електронні документи можуть бути використані як доказ у суді, якщо вони були створені, підписані і зберігалися відповідно до встановлених норм.
Окрім термінів зберігання, важливо також враховувати питання безпеки та доступності електронних документів. Організації повинні забезпечити належний захист даних, щоб уникнути їх втрати або несанкціонованого доступу. Зберігання електронних документів може здійснюватися на різних носіях, включаючи хмарні сервіси, що забезпечує гнучкість і зручність доступу, проте потрібно враховувати ризики, пов'язані з такими сервісами.
Таким чином, термін зберігання електронних документів та їх правовий статус є важливими аспектами управління документами в організації, які потребують дотримання законодавчих норм та забезпечення відповідності вимогам безпеки.
Вимоги до перевірок: як подати електронні документи контролюючим органам
Для подання електронних документів контролюючим органам необхідно дотримуватись певних вимог та процедур, що забезпечують коректність і легітимність поданих матеріалів. Основні етапи і вимоги до перевірок включають:
1. Підготовка документів: Перед поданням електронних документів потрібно зібрати всі необхідні матеріали, які можуть включати звіти, декларації, рахунки, акти тощо. Важливо перевірити, чи всі документи відповідають вимогам законодавства та внутрішнім стандартам підприємства.
2. Електронний підпис: Для легітимності поданих документів необхідно використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Він підтверджує, що документ підписано уповноваженою особою, і забезпечує його цілісність. Отримати КЕП можна через акредитовані центри сертифікації.
3. Вибір платформи для подання: Багато контролюючих органів мають свої електронні платформи для подання документів. Наприклад, це можуть бути системи "Електронний кабінет" або інші спеціалізовані портали. Необхідно ознайомитися з інструкціями щодо роботи з конкретною платформою.
4. Формати документів: Дотримуйтесь вимог до форматів електронних документів. Зазвичай, документи повинні бути у форматах PDF, XML або інших, зазначених на сайті органу. Також важливо перевірити, чи не перевищує розмір файлів допустимі межі.
5. Заповнення форм: При поданні документів через електронні платформи необхідно точно заповнювати всі поля форм. Неправильне або неповне заповнення може призвести до відмови в прийнятті документів.
6. Подання документів: Після підготовки та перевірки документів слід перейти до подання. Це може включати завантаження файлів на платформу, заповнення електронних форм та підтвердження подання.
7. Отримання підтвердження: Після успішного подання документів важливо отримати підтвердження про їх прийняття. Це може бути електронний лист або повідомлення в особистому кабінеті на платформі. Зберігайте ці підтвердження для подальшого використання.
8. Контроль статусу: Рекомендується регулярно перевіряти статус поданих документів через електронну платформу. Це дозволить вчасно реагувати на можливі запити або зауваження з боку контролюючих органів.
Дотримання цих вимог допоможе забезпечити коректне і своєчасне подання електронних документів, що, в свою чергу, зменшить ризики виникнення непорозумінь з контролюючими органами.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!