Первинні документи в ЕДО: що вважається первинкою
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Визначення первинного документа згідно із Законом про бухоблік
Первинний документ згідно із Законом України про бухгалтерський облік і фінансову звітність є основою для обліку господарських операцій. Він визначається як документ, що містить інформацію про факти господарської діяльності, які підтверджують здійснення певних операцій. Первинні документи є обов'язковими для використання в бухгалтерському обліку і служать доказом фактів, що підлягають обліку.
Згідно з законодавством, первинний документ повинен містити обов'язкові реквізити, такі як назва документа, дата його складання, зміст і обсяг господарської операції, а також підписи осіб, відповідальних за здійснення цієї операції. Це може бути, наприклад, накладна, рахунок-фактура, акт виконаних робіт, касовий чек тощо.
Крім того, первинні документи повинні бути складені у встановлені терміни та у відповідності до вимог законодавства, що забезпечує їх юридичну силу. Важливо, щоб ці документи були оформлені правильно, оскільки вони можуть бути використані для контрольних перевірок податковими органами або аудиторами.
Закон також передбачає можливість використання електронних первинних документів, що має на меті спростити процес обліку та зберігання інформації. У цьому випадку, електронні документи повинні відповідати вимогам, що забезпечують їх автентичність та цілісність.
Узагальнюючи, первинний документ є важливим елементом бухгалтерського обліку, який забезпечує прозорість і достовірність фінансової інформації, а також служить основою для подальшої фінансової звітності підприємства.
Які електронні документи можуть бути визнані первинними в ЕДО
В електронному документообігу (ЕДО) первинними документами вважаються ті, які виконують роль первинних джерел інформації про господарські операції та інші дії, що мають юридичну силу. В Україні до первинних електронних документів можна віднести:
1. Договори: Усі види угод, укладених між сторонами, що підтверджують взаємні зобов’язання. Це можуть бути контракти на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг тощо.
2. Акти виконаних робіт: Документи, що підтверджують факт виконання певних робіт або надання послуг. Вони завжди повинні мати підписи відповідальних осіб та можуть містити детальну інформацію про обсяги і види виконаних робіт.
3. Накладні: Першочергові документи, що підтверджують передачу товарів від одного контрагента до іншого. В електронному форматі накладні є важливими для обліку товарних запасів і контролю за їх рухом.
4. Рахунки-фактури: Документи, що підтверджують факт надання послуг або продажу товарів, а також містять інформацію про вартість, податки та інші фінансові деталі.
5. Звітність: Регулярні звіти про фінансові показники, виконання бюджетів, податкові звіти тощо можуть також вважатися первинними документами, якщо вони підтверджують певні господарські операції.
6. Бухгалтерські документи: Це можуть бути різноманітні первинні документи, такі як прибуткові та видаткові ордери, рахунки, акти, які є основою для бухгалтерського обліку.
7. Картки обліку: Це документи, що використовуються для обліку руху товарів, матеріалів, основних засобів, які також можуть бути оформлені в електронному вигляді.
Для того щоб електронні документи мали статус первинних, вони повинні відповідати вимогам законодавства, зокрема, мати електронний підпис, який підтверджує їх автентичність та юридичну силу. Такі документи повинні зберігатися у відповідних системах електронного документообігу, що забезпечує їх цілісність, доступність та захист від несанкціонованого доступу.
Які реквізити обов’язкові для електронної «первинки» (ст. 9 Закону №996-XIV)
Для електронної «первинки» відповідно до статті 9 Закону України №996-XIV про електронний документообіг обов’язковими реквізитами є:
1. Назва документа - чітке визначення типу документа, що створюється (наприклад, рахунок, накладна, товарно-транспортна накладна тощо).
2. Дата складання - дата, коли документ був створений. Це важливо для встановлення термінів виконання зобов'язань та інших юридичних наслідків.
3. Номер документа - унікальний ідентифікатор, який дозволяє відстежувати та ідентифікувати документ серед інших.
4. Інформація про сторони угоди - повні реквізити учасників угоди: назва або прізвище, ім'я, по батькові, ідентифікаційний номер або реєстраційний номер облікової картки платника податків, адреса.
5. Опис предмета угоди - детальний опис товарів або послуг, що є предметом угоди, включаючи кількість, одиниці виміру, ціну, загальну суму.
6. Підписи сторін - електронні підписи, які підтверджують намір сторін виконати умови угоди. Це може бути підпис, створений за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).
7. Контактна інформація - дані для зв’язку з учасниками угоди, такі як телефони або електронні адреси.
8. Документи, що підтверджують умови угоди - за потреби, можуть бути надані посилання або додатки до основного документа, які містять додаткову інформацію.
Ці реквізити забезпечують юридичну силу електронного документа та його можливість використовуватися в судових спорах чи інших правових ситуаціях.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!
Чи визнають податківці е-документи первинними при перевірках
В Україні електронні документи, зокрема ті, що стосуються податкового обліку та звітності, мають законодавчо закріплений статус, який дозволяє їм визнаватися первинними документами під час податкових перевірок. Згідно з чинним законодавством, електронні документи, підписані електронним цифровим підписом (ЕЦП), мають таку ж юридичну силу, як і їхні паперові аналоги.
Податківці визнають електронні документи первинними, якщо вони відповідають вимогам, встановленим Податковим кодексом України, а також іншими нормативно-правовими актами. Це включає правильність оформлення, наявність необхідних реквізитів та дотримання вимог до зберігання документів у електронному вигляді. Важливо, що електронні документи повинні бути доступними для перевірки у разі податкового аудиту.
Також, податкові органи мають доступ до систем, які забезпечують обробку електронних документів, що дозволяє їм здійснювати перевірки більш ефективно та оперативно. Водночас, підприємствам варто звертати увагу на те, щоб документи, які вони подають в електронній формі, відповідали всім вимогам законодавства, оскільки недоліки в оформленні можуть призвести до відмови в їх визнанні як первинних.
Крім того, з огляду на розвиток електронного документообігу в Україні, податківці все більше сприяють впровадженню електронних технологій, що робить процес податкових перевірок більш сучасним і зручним для всіх учасників. Таким чином, підприємства, які активно користуються електронними документами, можуть отримати певні переваги, зокрема в скороченні часу на підготовку та зберігання документів.
Архівування первинних документів в ЕДО: терміни та способи зберігання
Архівування первинних документів в електронному документообігу (ЕДО) є важливим етапом управління інформацією в організаціях. Це процес, який забезпечує збереження документів у цифровій формі протягом встановленого терміну, відповідно до законодавства та внутрішніх політик компанії.
Терміни зберігання первинних документів варіюються в залежності від типу документа та законодавчих вимог. Зазвичай, документи, що стосуються фінансової звітності (наприклад, бухгалтерські документи, податкові декларації), повинні зберігатися протягом 3-5 років. Інші документи можуть мати різні терміни, наприклад, трудові договори або акти виконаних робіт можуть зберігатися до 75 років, якщо це передбачено законодавством або внутрішніми правилами.
Способи зберігання первинних документів в ЕДО можуть включати:
1. Цифрові архіви: Це спеціалізовані системи для зберігання та управління електронними документами. Використання таких систем дозволяє швидко знаходити необхідні документи, забезпечувати їх цілісність та безпеку. Часто ці системи мають функції автоматичного резервного копіювання.
2. Хмарні технології: Зберігання документів у хмарі дозволяє отримувати доступ до них з будь-якої точки світу, що особливо важливо для організацій з розгалуженою структурою. Хмарні платформи забезпечують високий рівень безпеки та можливість масштабування.
3. Локальні сервери: Деякі організації віддають перевагу зберіганню документів на власних серверах. Це може бути виправдано з точки зору контролю над даними, але вимагає значних витрат на обслуговування та безпеку.
4. Комбіновані рішення: Багато компаній використовують гібридний підхід, поєднуючи локальні рішення з хмарними. Це дозволяє оптимізувати витрати та забезпечити гнучкість в управлінні даними.
5. Шифрування та захист: Важливо застосовувати методи шифрування для захисту документів від несанкціонованого доступу. Також необхідно передбачити механізми управління доступом, щоб тільки уповноважені особи могли працювати з архівними документами.
Ефективне архівування первинних документів в ЕДО допомагає не лише відповідати вимогам законодавства, але й забезпечує зручність у доступі до інформації, що сприяє підвищенню продуктивності праці та зменшенню ризиків, пов’язаних з втратою документів.
Виправлення помилок у первинних електронних документах
Виправлення помилок у первинних електронних документах є важливим етапом забезпечення точності та достовірності інформації, що міститься в документах. Процес виправлення може включати кілька етапів, які залежать від типу помилки та вимог законодавства, а також від політики компанії.
Перш за все, необхідно ідентифікувати помилку. Це може бути помилка в написанні (орфографічна або граматична), арифметична помилка, або неточність у відомостях (наприклад, неправильні дані про контрагента). Важливо, щоб помилка була чітко зафіксована та підтверджена, щоб уникнути подальших непорозумінь.
Після виявлення помилки, наступним кроком є виправлення. У електронних документах це може бути реалізовано шляхом внесення змін безпосередньо в документ. Однак важливо дотримуватися певних стандартів і процедур. Наприклад, у деяких випадках може знадобитися зберегти первісну версію документа, щоб мати можливість відстежувати зміни. Це може бути досягнуто шляхом використання функцій версійності в програмному забезпеченні, яке використовується для створення та редагування документів.
У разі внесення виправлень, важливо також документувати сам процес. Це може включати ведення журналу змін, де фіксуються дані про те, які саме зміни були внесені, ким і коли. Це допоможе забезпечити прозорість процесу та захистить від можливих юридичних наслідків у майбутньому.
Додатково, якщо помилка має фінансові або юридичні наслідки, важливо повідомити всіх зацікавлених осіб про внесені зміни. Це може стосуватися як внутрішніх співробітників, так і зовнішніх партнерів або клієнтів. У таких випадках може бути необхідно підготувати новий документ або додаток до існуючого, що підтверджує виправлення.
Нарешті, для запобігання повторенню подібних помилок у майбутньому, варто розглянути можливість вдосконалення процесів контролю якості, навчання співробітників, а також впровадження нових технологій, які можуть допомогти у виявленні та виправленні помилок на ранніх етапах. Це може включати автоматичні системи перевірки даних або використання спеціалізованих програм для перевірки документів перед їх остаточним збереженням.
Таким чином, виправлення помилок у первинних електронних документах є складним, але необхідним процесом, що вимагає уважності та систематичності, щоб забезпечити не лише точність документів, а й довіру до них з боку всіх учасників процесу.
✅ Зареєструйтесь у сервісі iFin EDI — швидкий старт без зайвих налаштувань
✅ Додайте реквізити вашої компанії для обміну документами
✅ Створюйте або завантажуйте документи (накладні, акти, рахунки тощо) у зручному форматі
✅ Підпишіть документи КЕП та надішліть контрагентам в один клік
✅ Отримайте підтвердження про доставку та підписання документів
Як працює iFinEDI?
✅ iFinEDI наразі розробляє продукт документообігу Електронної товарно-транспортної накладної.
💡Приєднуйтесь першими до нового сервісу ЕТТН: як тільки ми його запустимо та сповістимо вас!