Звітність роботодавця у 2026 році: Розрахунок, Д1, 4ДФ і Д5

Для кого цей перелік

Матеріал перевірено 16 жовтня 2026 року. Йдеться про роботодавця як податкового агента та платника ЄСВ щодо інших фізичних осіб. Не змішуйте цей пакет із декларацією єдиного податку ФОП, його власним ЄСВ або особистою декларацією працівника. Перелік додатків залежить від нарахувань і кадрових подій: усі форми підряд кожному роботодавцю не потрібні. Далі — карта поточного зарплатного пакета та пов’язаних дій, а не універсальний список усієї статистичної й галузевої звітності.

Юрособа і ФОП мають різний календар

Які додатки виконують різні завдання

Чинні форми після змін 2026 року

Накази Мінфіну №243 від 7 травня та №284 від 26 травня 2026 року змінили форми й порядок; вони набрали чинності 17 липня. ДПС роз’яснила застосування нових пакетів із 1 серпня. Для компанії та підприємця обирайте відповідну форму й сумісні додатки з актуального реєстру. Не створюйте дубль перехідної звітності, яку вже прийнято за всі місяці: липневе роз’яснення ДПС прямо розрізняє повністю та частково подані помісячні дані.

Приклад календаря в жовтні

ТОВ перевіряє вересневі нарахування й подає місячний пакет не пізніше 20 жовтня 2026 року. ФОП із працівниками готує III квартал: липень, серпень і вересень окремо в межах квартального пакета; сороковий календарний день після 30 вересня — 9 листопада 2026 року. Обидві дати є робочими. Це приклад строку подання, а не дозволу відкласти ПДФО до листопада.

Помісячні відомості не завжди означають щомісячне подання

Д1 містить дані за відповідні місяці, але періодичність подання залежить від категорії платника. ФОП із працівниками у III кварталі 2026 року формує помісячні відомості в квартальному пакеті ФОП/НПД, а не робить через слово «місяць» зайві дублікати місячних Розрахунків ЮО. Підприємець без працівників не починає подавати цей зарплатний пакет лише тому, що сплачує власний ЄСВ. Його власний внесок і додаток до належної підприємницької декларації мають окремі правила.

Відсутність виплати не дорівнює відсутності відомостей Д1

У серпневому роз’ясненні після оновлення форм ДПС окремо розглядає осіб без нарахування в поточному місяці: наприклад, відпускні вже нараховано раніше, є відпустка без збереження зарплати або хвороба, оплачена в іншому місяці. Д1 може містити належні відомості про дні без поточної суми. Тому «не було виплати на картку» не є достатньою причиною виключити людину. Окремо перевіряйте показник рядка 092: кількість осіб, яким нараховано зарплату, не підміняйте загальною кількістю всіх рядків додатка.

Мініприклад контролю ЄСВ і періоду

Звичайному працівнику нараховано зарплату 15 000 грн за місяць, ставка ЄСВ 22%, спеціальних умов немає. Внесок роботодавця — 3 300 грн. Якщо такі нарахування були в кожному з трьох місяців, загальна арифметична сума внеску — 9 900 грн, але місячні бази 15 000 грн та внески 3 300 грн не зливають в один показник довільного місяця. Для юрособи це відповідні місячні пакети; для ФОП — помісячна деталізація належного квартального пакета. Приклад не переносить строк сплати внеску на дату квартального подання.

Повідомлення про прийняття — окрема дія

Новий працівник має бути належно оформлений наказом чи розпорядженням, а повідомлення ДПС подають до фактичного допуску до роботи. Це не лист-пропозиція кандидатові й не довільний документ із логотипом. Майбутнє включення людини до Д1 або Д5 не замінює своєчасного повідомлення. Збережіть повідомлення та підтвердження його прийняття поруч із документами прийняття.

Практичний алгоритм підготовки пакета

1. Зафіксуйте категорію подавача, звітний період і чинну форму.
2. Зберіть нарахування, виплати та податкові платежі; окремо — прийняття, звільнення та інші кадрові події.
3. Звірте ПІБ, РНОКПП, дати й категорії з первинними документами. Не виправляйте ідентифікатор лише в одному файлі, залишаючи інші помилковими.
4. Розподіліть відпускні, лікарняні й інші виплати за належними правилами кожного додатка. Лікарняні не можна автоматично виключити з бази ЄСВ через їх назву.
5. Перевірте кількість додатків, підсумки та узгодження з регістрами. Показники нарахування й фактичної виплати контролюйте окремо.
6. Підпишіть уповноваженим підписом, надішліть і перевірте результат прийняття всього пакета.
7. Збережіть остаточні файли та квитанції, поставте контроль виправлення, якщо пакет не прийнято.

Що не входить автоматично до цього пакета

Окремо перевіряють статистичну звітність із праці, повідомлення про вакансії, військово-облікові обов’язки, звіти за спеціальними програмами й інші застосовні вимоги. Вони мають власні підстави та строки. Наявність одного працівника не доводить обов’язку подавати кожну статистичну форму, а стару згадку про квартальну 3-ПН не можна перетворювати на робочий календар без перевірки актуальних правил зайнятості.

Типові помилки та короткі відповіді

1. Подати Д4 і 1ДФ замість актуального Розрахунку: перевірте чинну форму, а для старих періодів — належний порядок виправлення.
2. Звести три місяці ФОП в один рядок «за квартал»: квартальна періодичність не скасовує помісячної деталізації.
3. Вважати квитанцію про доставку доказом прийняття: прочитайте результат обробки пакета.
4. Подати всі порожні додатки «про всяк випадок»: установіть, які показники справді виникли.
5. Чи потрібен окремий універсальний річний зарплатний звіт понад цей пакет? Не додавайте вигадану форму: перевіряйте конкретний законний обов’язок і категорію подавача.

Звільнення, відпустка й лікарняний: карта події

Приклад: відпускні охоплюють два місяці

У жовтні нараховано зарплату 12 000 грн і відпускні 8000 грн: із них 3000 грн за жовтень, 5000 грн за листопад. Для Д1 відпускні розподіляють за місяцями, до яких вони належать, із відповідними реквізитами; не записують усі 8000 грн як зарплату одного довільного місяця. За умовної загальної ставки 22% арифметичний внесок із наведених 20 000 грн — 4400 грн: 2640 грн із зарплати та 1760 грн із відпускних. Це не остаточна перевірка мінімального внеску листопада: його оцінюють із належними даними того місяця. Календарні дні трудових відносин не дублюють у кожному рядку виплат.

Лікарняний нараховано пізніше: не переписувати табель без підстави

Якщо працівник хворів у вересні, а належні лікарняні нараховано в жовтні, потрібно звірити період нарахування та місяць, за який вони належать, статус листка, дні й базу. Дата фінансування ПФУ сама не визначає місяць хвороби. ДПС після серпневого оновлення форм пояснює окремі рядки для виплат за різні періоди й відомості без поточного нарахування. Не змінюйте фактичну причину відсутності на «відпустку» лише для проходження програмного контролю.

Приклад: остаточний розрахунок без вигаданого нуля

Працівника звільнено 15 жовтня. За підтверджений час нараховано 10 000 грн зарплати та 4000 грн компенсації невикористаної відпустки. Сам факт звільнення не дає підстав показати нульовий дохід чи виключити людину з усіх додатків: є 14 000 грн фактичних нарахувань і кадрова подія. Зарплату, компенсацію, дні трудових відносин і дату припинення перевіряють за правилами кожної форми. Не поширюйте цей приклад на виплату вже після звільнення без окремого аналізу її природи та періоду.

Контроль помилок саме за кадровими подіями

1. Чи не залишили працівника без відомостей лише тому, що гроші видано в іншому місяці?
2. Чи збігаються дата та підстава припинення у кадровому документі й належному звітному додатку?
3. Чи не продубльовано календарні дні через кілька сумових рядків?
4. Чи не застосовано архівний рядок 103 замість поточного показника 092 у Розрахунку ЮО?
5. Чи відрізнено щорічну, неоплачувану та соціальну відпустки?
6. Чи збережено первинні документи й прийнятий звіт, а за виправлення — підтвердження саме коригувального пакета?

Працівник з інвалідністю: документ і дата для ставки

Пільгову ставку ЄСВ 8,41% роботодавець застосовує не за усною інформацією чи довільною кадровою позначкою. Потрібна належно засвідчена копія документа, що підтверджує інвалідність: витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи, а для документів, виданих до 1 січня 2025 року, — копія довідки МСЕК. Ставку застосовують із дати отримання роботодавцем такого документа, але не раніше дати встановлення інвалідності, і до закінчення строку її встановлення, скасування або зміни. До цієї дати діє ставка, що відповідає звичайним умовам конкретного працівника.

Д1: дохід, база та ЄСВ працівника з інвалідністю

Д1 або ФІЗ-Д1 формують за місяць окремо щодо кожної застрахованої особи, якій нараховано дохід. Для працівника з підтвердженою інвалідністю перевірте категорію застрахованої особи, місяць, вид нарахування, базу та суму ЄСВ. У головній частині Розрахунку суми доходу, на які нараховано 8,41%, входять до спеціальних підсумкових рядків 2.2 і 3.2; персональні дані та арифметика мають узгоджуватися з Д1. Не переносіть пільгову ставку на виплати або періоди, для яких немає документальної підстави.

Д5: інвалідність сама по собі не є кадровою подією

Д5 або ФІЗ-Д5 призначений для реєстрації визначених трудових і цивільно-правових подій: зокрема прийняття чи звільнення, укладення або припинення договору ЦПХ, переведення, зміни посади, окремих періодів військової служби та соціальних відпусток. Саме встановлення або підтвердження інвалідності працівника не створює окремого рядка Д5. Якщо у звітному періоді не було події з установленого переліку, Д5 щодо цієї особи лише через інвалідність не формують.

Контроль перед поданням відомостей про працівника з інвалідністю

1. Перевірте вид документа, строк інвалідності та дату, коли роботодавець одержав засвідчену копію.
2. Розмежуйте дату встановлення інвалідності й дату початку застосування ставки роботодавцем: вони не завжди збігаються.
3. У Д1 звірте категорію застрахованої особи, місяць, базу та внесок із кадровими й розрахунковими документами.
4. Переконайтеся, що персональні рядки Д1 узгоджуються з підсумковими рядками Розрахунку для ставки 8,41%.
5. Не подавайте Д5 лише через статус інвалідності; спочатку встановіть конкретну кадрову подію, передбачену Порядком.
6. Збережіть підтвердний документ, розрахунок ставки, поданий пакет і квитанції про його прийняття.