Які первинні документи потрібно зберігати по нарахуванню зарплати
Як працює зарплата в iFin?
✅ Створіть обліковий запис та оберіть тариф для доступу до сервісу розрахунку зарплати
✅ Внесіть реквізити компанії та працівників — додайте необхідну інформацію для нарахування зарплати
✅ Сформуйте зарплатну звітність автоматично — система створить документи на основі введених даних (табелі, нарахування, утримання тощо).
Які первинні документи потрібно зберігати по нарахуванню зарплати
Перелік обов’язкових первинних документів для підтвердження нарахування зарплати.
Перелік обов’язкових первинних документів для підтвердження нарахування зарплати.
Для підтвердження нарахування зарплати необхідно забезпечити наявність ряду первинних документів, які є підставою для бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Ось перелік обов’язкових документів, які повинні бути оформлені:
1. Трудовий договір (контракт): Це основний документ, що підтверджує трудові відносини між роботодавцем і працівником. Він містить умови праці, розмір заробітної плати, обов’язки сторін та інші важливі деталі.
2. Наказ про прийом на роботу: Оформлюється при прийомі працівника на посаду. Цей документ фіксує дату прийому, посаду та умови праці, а також підписується керівником підприємства.
3. Листок непрацездатності: У разі тимчасової непрацездатності працівника (наприклад, через хворобу) потрібно мати на руках цей документ, який підтверджує право на отримання лікарняних.
4. Відомість нарахування заробітної плати: Це документ, в якому фіксуються дані про нарахування та утримання заробітної плати за певний період для кожного працівника. Відомість повинна містити деталі про кількість відпрацьованих годин, тарифну ставку, нараховану суму та утримання.
5. Картка обліку руху трудових ресурсів: Вона використовується для контролю за трудовою діяльністю працівників, фіксує відпустки, прогули, лікарняні та інші відсутності.
6. Розрахункові листи: Ці документи містять інформацію про суму нарахованої заробітної плати, а також деталі про утримання (податки, внески до соціальних фондів тощо) і суму, яку працівник отримує на руки.
7. Відомість на виплату заробітної плати: Оформлюється для здійснення фактичної виплати заробітної плати працівникам. Відомість містить інформацію про суми, що підлягають виплаті, та підписи відповідальних осіб.
8. Довідка про доходи: У разі, якщо працівник потребує підтвердження своїх доходів (наприклад, для отримання кредиту), підприємство видає довідку, яка містить інформацію про нараховану зарплату за певний період.
9. Книга обліку доходів і витрат: Цей документ ведеться підприємством для контролю за фінансовою діяльністю, включаючи нарахування і виплату зарплати.
Всі ці документи є важливими для правильного обліку заробітної плати, дотримання трудового законодавства та забезпечення прав працівників. Вони повинні зберігатися в архіві підприємства відповідно до установлених термінів.
Табелі обліку робочого часу: форма, ведення та строки зберігання.
Табелі обліку робочого часу є важливим документом, що використовується для фіксації відпрацьованого часу працівників, а також для розрахунку заробітної плати та контролю за виконанням трудових обов'язків. Вони можуть мати різні форми, залежно від специфіки підприємства та вимог законодавства.
Форма табеля обліку робочого часу може бути як паперовою, так і електронною. Паперові табелі, як правило, мають стандартний формат, затверджений Міністерством соціальної політики України або іншими відповідними органами. Вони містять графи для зазначення прізвища, імені, по-батькові працівника, посадового окладу, днів місяця, відпрацьованих годин, днів відпустки, лікарняних, прогулів тощо. Електронні табелі можуть бути інтегровані в системи управління персоналом, що дозволяє автоматизувати процес обліку та зменшити ризик помилок.
Ведення табелів обліку робочого часу є обов'язковим для всіх підприємств, незалежно від їхньої форми власності. Кожен працівник повинен підписувати табель, підтверджуючи правильність зазначених даних. Важливо, щоб табелі заповнювались щоденно або щотижнево, залежно від внутрішніх правил підприємства. Це дозволяє оперативно виявляти можливі невідповідності та контролювати трудову дисципліну.
Строки зберігання табелів обліку робочого часу регулюються законодавством. Згідно з чинними нормами, підприємства зобов'язані зберігати ці документи не менше ніж три роки. Однак в окремих випадках, зокрема у разі трудових спорів або перевірок з боку контролюючих органів, може знадобитися зберігати табелі довше. Після закінчення строку зберігання, табелі підлягають знищенню з дотриманням вимог щодо конфіденційності та захисту персональних даних.
Таким чином, правильне ведення та зберігання табелів обліку робочого часу є невід'ємною частиною управління персоналом і дотримання трудового законодавства. Це не тільки сприяє організації роботи, але й забезпечує правову захищеність як працівників, так і роботодавців.
Розрахункові відомості (платіжні відомості): чи обов’язково їх друкувати при електронному обліку?
Розрахункові відомості, або платіжні відомості, є важливим документом у фінансовому обліку, оскільки вони підтверджують проведення фінансових операцій, таких як виплата заробітної плати, оплата постачальникам або бюджетні відрахування. У контексті електронного обліку питання про обов'язковість друку таких документів може бути не зовсім однозначним.
Згідно з чинним законодавством, ведення обліку в електронному форматі допускається, але при цьому важливо дотримуватися вимог щодо документального підтвердження фінансових операцій. В електронній формі документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови, що вони відповідають стандартам електронного документообігу, зокрема, підписані електронним підписом.
Однак, у деяких випадках, компанії можуть бути зобов'язані надавати паперові версії розрахункових відомостей для внутрішніх або зовнішніх перевірок, або ж у разі запиту з боку контролюючих органів. Це може стосуватися ситуацій, коли документи мають бути надані для аудиту, або коли співробітники або клієнти вимагають копії в паперовій формі.
Крім того, деякі підприємства можуть вирішувати друкувати платіжні відомості для зручності, щоб мати можливість фізично переглянути документи, або для внутрішнього обігу, де електронні версії не завжди можуть бути доступні всім співробітникам.
Таким чином, обов'язковість друку розрахункових відомостей при електронному обліку залежить від специфіки роботи підприємства, вимог законодавства, а також внутрішніх процедур документообігу. Важливо, щоб компанії чітко розуміли свої зобов'язання та визначили, які документи потрібно зберігати у паперовій формі, а які можуть залишатися в електронному вигляді.
Як працює зарплата в iFin?
✅ Створіть обліковий запис та оберіть тариф для доступу до сервісу розрахунку зарплати
✅ Внесіть реквізити компанії та працівників — додайте необхідну інформацію для нарахування зарплати
✅ Сформуйте зарплатну звітність автоматично — система створить документи на основі введених даних (табелі, нарахування, утримання тощо).
Документи на премії, доплати, відпускні та лікарняні: що вважається підставою.
Для отримання премій, доплат, відпускних та лікарняних важливо забезпечити наявність документів, які підтверджують право на ці виплати. Основними підставами для виплат є:
1. Премії: Для отримання премій необхідно мати наказ керівника або колективну угоду, яка регламентує їх виплату. Важливими документами можуть бути також звіти про досягнення, які підтверджують виконання планів чи поставлених цілей. Часом премії можуть бути передбачені у трудовому договорі або локальних нормативних актах підприємства.
2. Доплати: Підставами для виплати доплат можуть бути різні документи, такі як накази про встановлення доплат за виконання додаткових обов'язків, тимчасове виконання обов'язків іншої посади, або ж за роботу в умовах, що вимагають підвищеної кваліфікації. Важливо також мати підтвердження відповідних відомостей про виконання цих обов'язків.
3. Відпускні: Для отримання відпускних необхідно подати заяву на відпустку, а також мати підтвердження про наявність відпустки у відповідності до трудового законодавства. Документами, що підтверджують право на відпустку, можуть бути трудова книжка, графік відпусток, а також наказ про надання відпустки.
4. Лікарняні: Для отримання лікарняних необхідні медичні документи, що підтверджують тимчасову непрацездатність. Це може бути листок непрацездатності, виданий лікарем, який має відповідну печатку та підпис. Також важливо, щоб лікарняний був оформлений у встановленому порядку, з дотриманням термінів його подання до бухгалтерії підприємства.
Усі ці документи повинні бути правильно оформлені та відповідати вимогам законодавства, щоб уникнути можливих проблем із виплатами.
Строки зберігання зарплатної документації згідно законодавства України.
Згідно з законодавством України, строки зберігання зарплатної документації регулюються низкою нормативних актів, зокрема, Кодексом законів про працю України, а також іншими підзаконними актами.
Зарплатна документація включає в себе різноманітні документи, такі як трудові договори, розрахунки зарплати, відомості на виплату заробітної плати, табелі обліку робочого часу, а також документи, що підтверджують нарахування та утримання податків і внесків. Основною метою зберігання цих документів є забезпечення можливості контролю за правильністю нарахування заробітної плати, а також виконання вимог податкового та трудового законодавства.
Згідно з чинними нормами, строки зберігання зарплатної документації встановлені наступним чином:
1. Трудові договори – зберігаються протягом трьох років після закінчення дії контракту або трудового договору. Це дозволяє вирішувати можливі спори, пов'язані з трудовими відносинами.
2. Документи обліку робочого часу (табелі обліку, відомості) – повинні зберігатися протягом п’яти років. Це важливо для підтвердження фактичного часу роботи працівників.
3. Документи, що підтверджують нарахування та виплату заробітної плати (платіжні відомості, розрахунки) – зберігаються не менше ніж п’ять років. Це необхідно для податкових перевірок та можливих перевірок з боку інших контролюючих органів.
4. Документи, що стосуються утримання податків (відомості про нарахування і утримання податків, соціальних внесків) – також підлягають зберіганню не менше ніж п’ять років. Це забезпечує прозорість і законність фінансових операцій підприємства.
Важливо зазначити, що після закінчення строку зберігання документації, її можна знищити, але тільки після проведення відповідної процедури, яка передбачає оформлення акту про знищення документів.
У разі виявлення порушень або виникнення спорів, строки зберігання документації можуть бути продовжені до моменту їх вирішення. Таким чином, дотримання зазначених строків є важливою складовою управлінської практики підприємств та організацій в Україні.
Відповідальність за відсутність або неналежне оформлення первинних документів.
Відповідальність за відсутність або неналежне оформлення первинних документів є важливим аспектом бухгалтерського обліку та фінансового контролю. Первинні документи, такі як накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, є основою для підтвердження господарських операцій і формування фінансової звітності. Відсутність або неналежне оформлення цих документів може призвести до серйозних наслідків для підприємства.
По-перше, відповідальність за відсутність первинних документів несе керівництво підприємства. Згідно з чинним законодавством, керівники зобов'язані забезпечити належне ведення бухгалтерського обліку та зберігання документів. У разі виявлення порушень, таких як відсутність або неналежне оформлення документів, керівництво може бути притягнуте до адміністративної або кримінальної відповідальності, залежно від тяжкості порушення.
По-друге, неналежне оформлення первинних документів може призвести до фінансових втрат. Наприклад, у випадку перевірки з боку податкових органів, підприємство може бути позбавлене права на податковий кредит або змушене сплатити штрафи за порушення податкового законодавства. Це може негативно вплинути на фінансовий стан підприємства та його репутацію на ринку.
Також важливо зазначити, що відповідальність за неправильне оформлення документів може лягти на бухгалтерів або інших працівників, які безпосередньо займаються обліком. У разі виявлення недоліків у документації, вони можуть бути піддані дисциплінарним стягненням, а в деяких випадках — навіть кримінальному переслідуванню, якщо їхні дії призвели до значних фінансових втрат для підприємства.
Окрім юридичної відповідальності, відсутність або неналежне оформлення первинних документів також може призвести до внутрішніх конфліктів у колективі, зниження довіри до бухгалтерії та управлінських практик, а також до погіршення взаємин з контрагентами. Усі ці фактори підкреслюють важливість належного ведення первинної документації для забезпечення стабільної роботи підприємства та його позитивного іміджу на ринку.
Отже, відповідальність за відсутність або неналежне оформлення первинних документів є комплексною і стосується як юридичних, так і фінансових аспектів діяльності підприємства, підкреслюючи необхідність дотримання законодавчих норм та внутрішніх регламентів.
Як працює зарплата в iFin?
✅ Створіть обліковий запис та оберіть тариф для доступу до сервісу розрахунку зарплати
✅ Внесіть реквізити компанії та працівників — додайте необхідну інформацію для нарахування зарплати
✅ Сформуйте зарплатну звітність автоматично — система створить документи на основі введених даних (табелі, нарахування, утримання тощо).